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使用單一小組地址讓溝通交流和分享內容都更為簡便

想要與位在世界各地的小組成員分享相同的資訊嗎?您可以為小組成員建立網上論壇電子郵件清單,讓大家都能輕鬆交流想法和研發成果。設定完成之後,您就無需個別傳送電子郵件給使用者,只要使用網上論壇的電子郵件地址,就能同時將狀態更新和共用資源 (例如小組日曆和共同討論所需的雲端硬碟文件) 傳送給所有成員。

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在共用文件中一起集思廣益

如果所有成員都能透過同一平台共用資訊並即時提供意見,可以讓共同討論的過程更輕鬆。您可以使用文件建立檔案,當成空白畫布,讓小組成員在上面自由提出建議。您也可以在文件中標明要彙整的資訊,並分享給所有成員 (例如透過網上論壇電子郵件地址分享)。大家可以即時協作編輯文件、在檔案中進行即時通訊,並可透過註解和建議功能獲得針對性的意見。此外,還可以邀請每位小組成員標示出自己最喜歡的三個構想,獲得最多人票選的構想就能脫穎而出。

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彙整所有共同討論所需的文件以便快速共用及存取

想透過安全的方式輕鬆儲存及共用小組討論所需的資源嗎?只要在雲端硬碟中,將小組的所有檔案儲存在同一個資料夾內,即可透過小組專用的網上論壇電子郵件地址快速與所有成員共用。有人變更檔案內容時,雲端硬碟會顯示哪個檔案出現異動。無論何時,小組成員都可以透過任何裝置從遠端安全地存取最新檔案。

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在會議前為小組成員提供準備資料

您可以為小組成員提供相關檔案,讓他們能夠在開始討論前先行檢視,做好萬全準備。當您使用日曆傳送邀請給同事時,可以同時附上文件、試算表、簡報、待辦事項等相關檔案,讓所有小組成員都能事先掌握討論內容,準備好提出自己的意見。

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透過視訊會議快速分享想法及進行討論

想要與遠端的小組成員即時討論,一起集思廣益嗎?只要發起 Hangouts 視訊通話就能輕鬆達成!您可以在文件中列出討論議題並與所有成員共用,讓大家可以預做準備。在通話過程中,您還可以透過分享自己的螢幕畫面向他人具體說明您的想法,或是在內建的群組即時通訊中分享構想或其他線上資源的連結。

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進行組內意見調查,針對新的概念徵詢大家的意見

您是否在討論過程中激盪出新的構想,希望能立刻瞭解您的小組成員或貴機構成員有什麼看法?您可以使用 Google+ 的訊息功能,向貴機構內部成員或全球使用者收集對於新產品、各種構想等內容的意見。只要建立 Google+ 社群,您就可以分享各種想法、相片、影片、連結、意見調查等內容,盡情與他人交流,並從討論中快速瞭解自己的構想是否適宜。

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票選出優秀構想

當您透過共同討論篩選出比較適合的幾個構想後,可以運用表單問卷請小組成員使用從中選出最好的構想。您可在表單試算表中查看問卷回覆,還可以使用內建的資料摘要和圖表功能,輕鬆掌握哪些構想最受歡迎。

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掌握各項構想和工作的狀態

讓所有小組成員都能瞭解各項構想及指派工作項目,輕鬆掌握共同討論的內容。您可以使用試算表列出構想,並在專案開始時將工作項目分派給小組成員。這樣一來,所有人都可以透過單一平台瞭解最新的想法、指派項目和到期日,而且隨時都能掌握最新資訊和時間表異動情形。

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建立共同討論專用的網站

您希望日後能用更完善的方式管理從小組討論過程中產生的專案嗎?您可以為專案建立專屬的協作平台,讓小組成員可以透過任何裝置更新及存取內容,輕鬆掌握大家共同激盪出來的討論內容。協作平台可讓您透過簡單的方式嵌入共同討論所需的文件、會議紀錄、專案時間表等內容,協助您隨時整握專案的整體進度。

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呈現效果十足的提案訴求

想在討論過程中向小組成員呈現令人驚豔的構想嗎?您是否覺得某個想法大有可為,但還需要取得外部相關人士的許可?您可以使用簡報製作簡潔清楚的簡報內容,藉此呈現您要說明的資訊。此外,您也可以在其中加入圖表、圖片、影片和連結,強化簡報的說服力,還能快速與小組成員分享想法並取得具體意見。

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