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使用單一小組地址讓溝通和分享都更為簡便

想要與全球的小組成員分享相同的資訊嗎?您可以利用網上論壇製作小組專屬的電子郵件清單,讓溝通流程更簡便。隨後只要使用網上論壇電子郵件地址,就可以一次為所有人提供狀態更新資訊以及共用資源 (例如小組日曆雲端硬碟文件)。

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針對小組專案即時製作草稿並順利協作

要和虛擬小組一同製作文件、簡報或執行其他專案嗎?您再也不需要透過電子郵件來回寄送檔案和處理多個附件了。只要使用文件試算表簡報,就可以即時同步編輯檔案、在檔案中進行即時通訊,並且透過註解和建議獲得針對性的意見。系統會自動儲存變更,因此小組成員隨時都能存取到最新版本的內容。

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與遠端小組成員進行視訊會議和小組訓練活動

想要促進員工彼此之間的感情嗎?當您的小組成員分散在世界各地時,如何讓所有人保持聯絡順暢,就是一門重要的課題。透過 Hangouts,您只要使用電腦或行動裝置,就能與世界各地的小組成員輕鬆會面。您也可以加入視訊會議,與大家一同交換想法、合作進行小組專案、舉辦虛擬小組訓練活動等。這樣一來,所有成員都可以隨時聯絡溝通,在節省差旅時間和費用的同時,仍可保有面對面溝通的所有好處。

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協調專案計劃和時間表

要持續追蹤小組專案和時間表並非易事,尤其當期限不斷變動、某些最後一刻才增加的工作和需要處理的環節眾多時更是如此。您可以透過動態的試算表專案計劃來統整小組的工作及追蹤完成度,做好更萬全的準備。全球的小組成員都可以即時直接更新進度,再也無需一一查看其他人透過電子郵件傳送的最新資訊。由於每個人都可以存取及更新相同的專案計劃,無論是要分派工作、管理持續變動的時間表或是更新狀態,都變得更方便簡單。

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利用小組日曆讓一切井然有序

小組成員可能分散在世界各地且工作時間各異,要找出一個每個人都有空的會議日期並不容易。有了日曆,您可以比對小組成員日曆,查看每個人共同的空檔。您甚至可以製作多個小組日曆,追蹤會議、訓練課程、假期安排等等。而得知大家有空的時間後,自然就能夠輕鬆安排小組會議或活動。

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利用小組公告讓大家隨時掌握最新情況

您想要傳達重要的小組公告,或者希望能夠迅速將最新消息一次提供給所有人嗎?只要利用網上論壇日曆就可以通知同事時間表異動或其他重要事項。您可以建立小組專屬群組,然後將各種邀請、通知和提醒傳送到群組地址,如此一來即可確保所有小組成員都能夠收到通知,掌握最新消息。

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在世界各地儲存、共用及存取小組資源

想要以簡便的方式安全地儲存及共用小組資源嗎?只要將小組的檔案集中儲存在雲端硬碟的資料夾中,就能立即共用。有人變更了檔案內容時,雲端硬碟會顯示哪個檔案出現異動,因此小組成員可以隨時透過任何裝置安全地存取最新檔案。

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架設小組網站,讓員工一次找齊所有最新的資訊

要持續追蹤小組時間表、專案資訊和資源等是相當耗時的一件事,如果您的同事又遍佈在世界各地時更是如此。您可以架設協作平台網站,讓各地的所有機構成員都可以透過單一平台找到小組的聯絡資訊、專案最新狀態、規劃藍圖、相關資源與其他資源。

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利用虛擬社群給予小組成員充足資源

您可以建立 Google+ 社群,藉此鼓勵分散各地的小組成員保持聯絡。如此一來,大家就能夠輕鬆交流、分享對彼此對專案的構想、針對最佳做法交換意見,並且打造團隊意識。

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製作線上問卷調查,獲得與績效相關的實用意見

在專案結束後或進行年度審查時,想要設法深入瞭解小組成員的能力所在和有待改進之處嗎?您可以利用表單製作線上問卷調查,方便大家獲得具建設性的績效相關意見。您可以簡要說明大家最關心的重要環節,例如工作表現、溝通技巧、協作能力等等。您可以依據問卷調查的結果,為每位小組成員規劃培訓需求和發展目標。

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