工作表提供哪些功能?

您可以使用 Google 工作表追蹤每日待辦事項、管理多份清單,並追蹤重要事項的期限。只要透過 Gmail 或日曆建立及更新工作,系統就會在這兩項服務中將您的工作項目保持同步,自動顯示您所做的變更。

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工作表提供哪些功能?
1

建立工作和清單

首先,請建立工作和工作清單。

本節將說明:

1.1

存取工作

Gmail 按一下 [郵件] 向下箭頭,然後選擇 [工作表]。

存取工作

日曆 在「我的日曆」部分中,按一下 [工作表]。

存取工作
1.2

建立新工作

Gmail 日曆 如要在清單中建立新工作,請在清單下方按一下並開始輸入內容,或是按一下 新增工作

注意:如要建立子工作表,請按下 Tab 鍵。這項操作可為工作增加縮排,移至上層工作的子工作表中。

建立新工作

Gmail 如要使用電子郵件內容建立工作,請按一下 更多,然後選取 [新增至工作表]。

系統會在這項工作中顯示連結,方便您重新開啟郵件。

使用電子郵件內容建立新工作

日曆 如何透過日曆建立工作:

  1. 在「我的日曆」部分中,按一下 [工作表]。
  2. 在您要開始工作的日期下方,按一下空白處。
  3. 按一下 [工作]。
  4. 為工作命名並新增附註。
  5. 按一下 建立工作
建立新工作
1.3

建立或重新命名清單

Gmail 日曆 如何建立新的清單:

  1. 按一下 切換清單,然後選取 [新增清單]。
  2. 為清單命名,然後按一下 確定
  3. 在清單中輸入工作內容,即可新增工作。


Gmail 日曆 如何重新命名清單:

  1. 按一下 切換清單,然後選取 [重新命名清單]。
  2. 輸入新名稱,然後按一下 確定
建立或重新命名清單
1.4

切換清單

Gmail 日曆 按一下 切換清單,然後選取任一清單。

切換清單

Gmail 和日曆

2

管理及更新工作

接下來,我們將為您說明如何更新及管理工作。

本節將說明:

2.1

新增附註和到期日

Gmail 日曆

  1. 在清單中任一工作旁邊,按一下 [>]。
  2. 選取工作的到期日。
    注意:當您選取到期日後,工作就會顯示在您的 Google 日曆中。
  3. 輸入工作附註。
新增附註和到期日
2.2

管理工作

Gmail 日曆

如要建立子工作表,只要為工作增加縮排,移至主要工作的下方即可。請執行下列其中一項動作:

  • 如要將工作縮排,請按下 Tab 鍵;如要減少縮排,請按下 Shift+Tab 鍵。
  • 選取工作,然後按一下 [動作],接著選取 [增加縮排] 或 [減少縮排]。


如要在清單中上下移動工作,請進行下列其中一項動作:

  • 將滑鼠游標移至工作左側,等到游標變成手掌圖示時,即可將工作拖曳至您想要的位置。
  • 選取工作,然後按一下 動作,然後選取 [上移] 或 [下移]。


如何將工作移至其他清單:

  1. 在工作旁邊,按一下 [>]。
  2. 按一下 移至清單,然後選取清單。
管理工作
2.3

排列工作順序

Gmail 日曆 如要排列工作順序,請按一下 [動作],然後選擇其中的選項:

  1. 依到期日排序
  2. 取消依到期日排序
  3. 依到期日反向排序
排列工作順序
2.4

刪除工作

Gmail 日曆 如要刪除工作,請選取工作,然後按一下 刪除工作

如果您不小心刪除了某項工作,可以將刪除的工作還原,只要在刪除工作後立即顯示的確認訊息中點選 [查看近期刪除的項目] 即可。

刪除工作
3

完成工作

結束工作後,您可以將工作標示為完成。

本節將說明:

3.1

將工作標示為完成

Gmail 日曆 如要將工作標示為完成,請在工作清單中找到已完成的工作,然後勾選旁邊的方塊。使用日曆時,您也可以在日曆方格中將工作標示為完成。

將工作標示為完成
3.2

隱藏、顯示或還原已完成的工作

Gmail 日曆

  • 如要隱藏已完成的工作,請依序選取 [動作] > [清除已完成的工作]。

  • 如要顯示已完成的工作,請依序選取 [動作] > [檢視完成的工作]。您可以在 [檢視完成的工作] 清單中執行下列動作:

    • 如要將特定工作還原到清單中,請在工作旁邊按一下 勾號
    • 如要停止顯示已完成的工作,請按一下 [動作],然後選取 [依我自訂的順序顯示]。
隱藏、顯示或還原已完成的工作
4

共用工作清單

除了運用 Gmail 和日曆妥善管理工作之外,您還可以將工作與其他使用者共用。

本節將說明:

4.1

列印或以電子郵件傳送工作清單

Gmail 日曆 如要列印工作清單,請按一下 [動作],然後選取 [列印工作清單]。

Gmail 如要以電子郵件傳送工作清單,請按一下 [動作],然後選取 [透過電子郵件傳送工作清單]。

列印或以電子郵件傳送工作清單
5

鍵盤快速鍵

您可以在 Gmail 和日曆中使用鍵盤快速鍵,提高處理工作的效率。

本節將說明:

5.1

Gmail 視窗中的鍵盤快速鍵

使用 Gmail

快速鍵

動作

快速鍵

Shift+T 鍵

動作

為開啟的郵件建立相關工作

快速鍵

依序按下 G 鍵和 K

動作

開啟工作表,或將游標從「郵件」移到「工作表」視窗

快速鍵

Shift+Esc 鍵

動作

將游標從「工作表」移到「郵件」

快速鍵

Esc (僅適用於 Windows)

動作

關閉「工作表」視窗

「工作表」視窗中的鍵盤快速鍵

使用「工作表」視窗

快速鍵

動作

快速鍵

Tab 鍵

動作

為所選工作增加縮排,建立子工作表

快速鍵

Shift+Tab 鍵

動作

將所選工作向左移動

快速鍵

Ctrl 鍵 + 向上鍵 (Windows)

Cmd 鍵 + 向上鍵 (Mac)

動作

將所選工作向上移動

快速鍵

Ctrl 鍵 + 向下鍵 (Windows)

Cmd 鍵 + 向下鍵 (Mac)

動作

將所選工作向下移動

後續步驟

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