1

在電子郵件中使用更容易辨識的主旨

Gmail 會將主旨相同的電子郵件串連成電子郵件會話串。您可以為郵件設定精確的標題,讓系統能正確連結相關郵件,同時也能便於搜尋郵件。建議您在主旨中加入可表示動作的字詞,以便清楚傳達您希望對方採取的行動。如果日後主題有所變動,只要跟著變更主旨就可以了。這樣一來,就能避免系統將不相關的收件匣郵件串連在一起。

2

謹慎選擇電子郵件的收件者

需要傳送郵件給郵寄清單嗎?建議您先評估是否需要將郵件傳送給每一位群組成員,並在電子郵件的開頭中說明您寄出這封郵件的原因。如果某些收件者不需要回覆您的郵件,您可以使用 Gmail 的 [副本:] 或 [密件副本:] 欄位傳送郵件給對方,讓對方掌握最新資訊即可。

3

清楚標示您已在電子郵件會話群組中新增或移除某位收件者

如果電子郵件會話群組中包含眾多收件者,往往很難查覺會話串中新增或移除了哪些收件者。在 Gmail 中,您可以使用加號 (+) 表示您已新增會話群組內的收件者,或是使用減號 (-) 表示已從中移除某些收件者。舉例來說,如果您將小柏新增到會話群組中,可以在郵件開頭輸入「+小柏」,讓其他收件者知道他已加入會話群組。如果您之後想將討論對象限縮為部分收件者,則可輸入「-小柏」,讓所有收件者可以清楚得知會話群組中有哪些人。

4

隱藏不相關的電子郵件會話群組

您是否對某個會話群組已經沒有興趣,卻一直看到相關郵件出現在收件匣中?Gmail 可讓您略過會話群組,將指定的會話群組略過收件匣,並自動封存相關郵件。如果會話群組中的新郵件只寄給您,或是寄件者將您加入新郵件的 [收件者] 或 [副本] 欄位,會話群組才會再次顯示在收件匣中。這樣一來,您就有更多時間可以專心處理重要的電子郵件。

5

除了電子郵件之外,也可以透過視訊通話或即時通訊進行討論

如果電子郵件會話串累積得太長或是變得難以掌握資訊,不如直接跟對方口頭溝通。Hangouts 可讓您發起視訊通話,無論身在何處都能隨時與對方面對面討論。此外,如果您只需要儘快得知對方的回覆是同意還是否定,也可以使用 Hangouts 即時通訊功能。

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與他人共用檔案並進行即時協作

日後開會時,大家可以妥善運用時間一起集思廣益!您可以在使用 Hangout 的同時與他人即時協作、運用文件建立記錄討論內容的範本並與小組成員共用,還可以在 Hangouts 即時通訊中分享文件連結,所有參與者皆可在對話過程中隨時將自己的想法新增到文件中。

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直接在收件匣中與電子郵件收件者安排會議時間

如果您的電子郵件會話群組內容變得太過複雜,舉行會議是更能有效完成討論的方式。使用 Gmail 時,您可以直接在收件匣中安排會議時間,系統會自動將電子郵件主旨新增到這項活動的標題中、將電子郵件內文加入活動的說明內,並將電子郵件會話串中的使用者設為參與者。

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輕鬆取消傳送郵件

電子郵件內容有錯字?忘了加入收件者?想收回寄出的郵件?只要啟用 Gmail 的「取消傳送」功能,即可在郵件剛送出的 30 秒內及時回收。

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在電子郵件中附加討論項目

想進一步說明想法,卻難以透過電子郵件表達嗎?您可以在郵件中加入附件。Gmail 可供您附加 25 MB 以下的檔案;如要附加更大的檔案 (例如影片或設計檔),只要插入雲端硬碟檔案即可附加多達 30 GB 的內容,無需加入附件。

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透過單一電子郵件地址向多人傳送郵件,有效節省時間

如果您經常為特定專案或主題傳送電子郵件給某些使用者,可以使用網上論壇建立群組來節省時間。群組電子郵件地址可讓您一次將資訊傳送給所有成員,或是同時與所有成員共用檔案。這樣一來,您就可透過更快速簡單的方式,讓所有相關人士掌握最新資訊。

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