Google 日曆提供哪些功能?

Google 日曆可協助您迅速排定會議和活動時間,還能夠針對即將舉辦的活動發出相關提醒,讓您隨時掌握接下來的情況。Google 日曆是專為小組所設計的產品,可讓您輕鬆與他人共用時間表並建立各種日曆,方便您與您的小組共同使用。

事前準備:

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10 分鐘空檔

原本使用其他日曆程式嗎?您也可以一併參閱 Google 日曆與 Outlook 的接軌轉換Google 日曆與 IBM Notes 的接軌轉換相關文章。

注意:如果您的管理員尚未代您遷移舊日曆,您可能必須先遷移自己的舊日曆再進行這項教學課程。

Google 日曆提供哪些功能
1

安排活動

您可以輕鬆利用 Google 日曆安排一次性的活動 (例如一般會議) 以及週期性活動 (例如員工會議)。您收到某人發出的活動邀請時,只要按一下就可以讓所有人知道您是否要參加這項活動!

本節將說明:

1.1

建立活動

如何在 Google 日曆中建立活動

  1. 前往 calendar.google.com
  2. 按一下 建立
建立活動
1.2

邀請使用者以及預約會議室和各種資源

如何邀請他人參加您的活動

  1. 在「活動詳細資訊」頁面中找到「新增」部分,然後按一下 [邀請對象]。

  2. 在方塊中輸入使用者名稱的前幾個字母或電子郵件地址。系統會在您輸入的同時顯示機構目錄中相符的地址。

  3. 點選系統提供的其中一個建議人選,將該使用者新增到活動中。如果系統未顯示相關建議,請輸入邀請對象的完整電子郵件地址,然後點選 [新增]。

您還能夠新增 Google 群組郵寄清單地址,一次邀請一大群使用者 (例如所有小組成員:marketing@solarmora.com 或整個機構:everyone@solarmora.com)。

如何為活動預約會議室和各種資源*:

  1. 在「活動詳細資訊」頁面中找到「新增」部分,然後按一下 [會議室等]。

  2. (選擇性) 如果只要查看可用的資源,請勾選 [只顯示可用的資源]。

  3. 輸入會議室或資源的名稱,然後點選系統提供的其中一項建議。您也可以選擇瀏覽資源清單,找出所需的可用資源後,再按一下旁邊的 [加入]。

您的 G Suite 管理員必須先為貴機構設定日曆資源。

邀請使用者以及預約會議室和各種資源
1.3

選擇活動時間

如要選擇活動的日期和時間,請點選日期和時間方塊,然後選取活動的開始和結束時間。

如何設定週期性活動 (例如每週會議)

  1. 勾選 [重覆],然後依據您為這些週期性活動所安排的時間,輸入相關的詳細資訊。

  2. 按一下 儲存

如有多位邀請對象,您可以迅速查看大家有空的時間。只要按一下邀請對象清單之下的 [建議時間],即可查看每個人的空檔時間清單。您也可以點選「安排時間」分頁來堆疊邀請對象的日曆,然後選取一個大家都有空的時間。

選擇活動時間
1.4

儲存及更新活動

在詳細資訊填寫完成後儲存活動

  1. 按一下 儲存

  2. 在彈出式視窗中點選 [傳送],即可透過電子郵件通知邀請對象;如果您目前不想通知邀請對象,請點選 [不要傳送]。

如何更新現有的活動

  1. 按一下日曆中的活動。

  2. 按一下 [編輯活動] 即可進行變更,例如更新活動時間或增加邀請對象。您也可以查看您邀請的對象中,有哪些人已經接受了您的邀請。

  3. 按一下 儲存

儲存及更新活動
1.5

回覆邀請

您收到的活動邀請會顯示在您的日曆中。

如何在 Google 日曆中回覆邀請

  1. 在日曆方格中按一下該活動。

  2. 在對話方塊中選取您的回覆。此外,如果您想要在回覆中加上簡短的附註,請點選 [更多詳細資料],選取您的回覆並輸入附註後,再點選 [儲存]。

  3. 您可以隨時更改自己的回覆,只要依序點選 [更多詳細資料] > [新增附註或變更回覆] 即可。

您也會收到一封電子郵件邀請。如果您使用的是 Gmail,只要在郵件清單中點選 [回覆] 或者點選郵件中的回覆選項即可回覆邀請。

回覆邀請
1.6

查看及還原已刪除的活動

還原誤刪的活動或永久移除已刪除的活動。

如何查看及還原已刪除的活動*:

  1. Google 日曆中,開啟「我的日曆」清單。
  2. 將滑鼠游標移至日曆名稱上,然後依序點選 日曆下拉式箭頭 > [垃圾桶]。
  3. 勾選您要變更的活動旁邊的方塊,然後執行下列操作:
    • 如果要還原已刪除的活動,請按一下 [復原所選活動]。
    • 如果要永久刪除活動,請按一下 [永久刪除]。
  4. (選擇性) 如要刪除垃圾桶中的所有活動,請按一下頂端的 [立即清空垃圾桶]。

*如要查看及管理已從其他日曆刪除的活動,您必須擁有該活動所屬日曆的「變更活動」權限或「進行變更並管理共用設定」權限,才能執行這些操作。

注意:刪除的活動會在日曆的垃圾桶中保留 30 天。

2

新增活動提醒

如要確保自己不會忘記活動,您可以設定相關通知,透過電子郵件、手機或電腦接收提醒。

本節將說明:

2.1

設定預設通知設定

  1. 按一下 ,然後選取 [設定]。

  2. 按一下頂端的「日曆」分頁。

  3. 按一下日曆名稱旁邊的 [編輯通知]。

  4. 選擇接收各種活動和更新資訊的方式和時機。

  5. 按一下 儲存

設定預設通知設定
2.2

新增或變更特定活動的通知

還需要一點時間來準備參加某項重要活動,或者不需要收到某項活動的相關提醒嗎?您不需要變更預設的通知設定,只要新增或更新該項活動的提醒就可以了:

  1. 在日曆中點選該活動,然後按一下 [編輯活動] (沒有邀請對象的活動) 或 [更多詳細資料] (有多位邀請對象的活動)。

  2. 在「通知」部分中,選擇活動提醒的接收方式。

  3. (選擇性) 如要新增多則通知,請點選 [新增通知]。

  4. (選擇性) 如要移除通知,請點選您要移除的通知旁邊的

  5. 按一下 儲存

新增或變更特定活動的通知
3

共用及查看

您可以與同事、家人和朋友共用自己的日曆,讓他們輕鬆得知您有空的時間。您也可以查看其他人的日曆,得知對方的空檔。

本節將說明:

3.1

共用日曆

如何決定日曆的共用對象和對方的權限

  1. 按一下日曆名稱旁邊的 日曆下拉式箭頭

  2. 按一下 [共用此日曆]。

  3. 輸入共用對象的電子郵件地址及設定相關權限。

  4. 按一下 [儲存]。

共用日曆

如何與非 Google 日曆使用者共用日曆

  1. 按一下日曆名稱旁邊的 日曆下拉式箭頭

  2. 按一下 [日曆設定]。

  3. 捲動至 [日曆網址],然後點選其中一個選項來取得共用連結。舉例來說,如要允許他人透過任一瀏覽器查看您的日曆,請按一下 ,然後提供彈出式視窗中顯示的連結。

  4. 依序按一下 [確定] > [儲存]。

共用日曆
3.2

查看其他人的日曆

想知道對方是否有空嗎?

如何查看其他使用者的日曆

  1. 在「其他日曆」之下的 [新增同事的日曆] 方塊中,輸入其他使用者的名稱或地址。

  2. 從清單中選取使用者:

    • 如果對方已與您共用日曆,[其他日曆] 清單就會列出他/她的日曆,您的日曆中也會顯示對方的活動。
    • 如果對方尚未與您共用日曆,或是並未使用 Google 日曆,系統會顯示對話方塊。請在當中填寫共用或邀請使用的請求,然後按一下 [寄出邀請]。
  3. 在 [其他日曆] 清單中按一下使用者名稱左側的方塊,即可在您的日曆中顯示或隱藏對方的活動。查看同事的空檔,或是在同一個畫面中比對同事的日曆,可讓您加快安排活動的速度。

您查看其他人的日曆後,只要點選日曆旁邊的 ,然後選取 [僅顯示此日曆],就可以回到自己的日曆。

查看其他人的日曆
4

建立小組日曆

除了您自己的日曆外,您還可以建立其他日曆,用以追蹤時間表及管理專案。例如,您可以建立小組日曆來追蹤各成員的休假安排和出差日期等資訊。每個人的工作狀態都集中在同一個日曆,也有助您進行下列工作:

  • 有問題需處理或與人討論時,可得知對方是否在辦公室。
  • 安排小組活動和會議。
  • 依人員的工作狀態指派工作和專案。

本節將說明:

4.1

建立小組日曆

如何建立小組日曆:

  1. 按一下 [我的日曆] 旁邊的 ,然後選取 [建立新日曆]。

  2. 指定日曆名稱、輸入您的時區並新增說明,供小組成員瞭解日曆的用途。

  3. 勾選 [與其他人共用此日曆] 核取方塊,與機構內的所有人共用這個日曆。

  4. 針對您允許修改或管理日曆的使用者,逐一輸入他們的電子郵件地址並設定權限層級。

  5. 按一下 [建立日曆]。

您可以重複使用這個流程來建立日曆,數量不限。

建立小組日曆
5

加以自訂

知道如何使用所有重要的日曆功能後,您就可以配合工作上的需求,進一步自訂日曆了。

本節將說明:

5.1

選擇日曆檢視

您可以自行決定日曆檢視所顯示的天數,或者將日曆設為待辦事項檢視,查看活動清單。請在日曆頂端角落選取最適用的選項。

選擇日曆檢視
5.2

變更活動顏色

如果您在同一個畫面中疊放了好幾個日曆,變更活動顏色可協助您區分不同日曆的內容。

如何變更自己或他人日曆中的活動顏色

  1. 按一下該日曆名稱旁邊的

  2. 從調色盤中選取您所需的顏色。

變更活動顏色

後續步驟

立即試用

取得更多教學內容

新增活動附件、設定可預約的辦公時間、建立協作小組日曆,還有更多功能待您發掘。

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