小組雲端硬碟提供哪些功能?

Google 小組雲端硬碟是一個共用空間,能夠讓小組隨時隨地透過任何裝置輕鬆儲存、搜尋及存取檔案。

小組雲端硬碟和「我的雲端硬碟」的差異,在於小組雲端硬碟中的檔案為小組成員共有,而非個人所有。即使有成員離開小組,檔案還是會保留在小組雲端硬碟中,所以其餘成員仍可繼續共用資訊,將工作完成。

注意:您可以透過 G Suite Enterprise、G Suite Business 或 G Suite 教育版使用小組雲端硬碟。 如果您無法使用小組雲端硬碟,請與您的管理員聯絡

事前準備:

G Suite 帳戶

10 分鐘

無
1

設定小組雲端硬碟

首先,我們將說明如何建立小組雲端硬碟並新增成員。

在這個部分中,您會學到以下內容:

1.1

建立小組雲端硬碟

  1. 開啟雲端硬碟
  2. 在左側導覽區中按一下 [小組雲端硬碟]。
  3. 按一下頂端的 新增
  4. 輸入名稱。
  5. 按一下 [建立]。

注意:如果您無法建立小組雲端硬碟,可能是您的管理員已關閉這項功能。請聯絡您的 G Suite 管理員尋求協助。

1.2

新增成員並設定權限

您所新增的成員將取得完整權限,可上傳、編輯及刪除檔案,也可以邀請其他成員加入。不過,您仍可變更成員權限。

完整權限

編輯權限

註解權限

檢視權限

可檢視檔案與資料夾

完整權限

編輯權限

註解權限

檢視權限

可在檔案中加註

完整權限

編輯權限

註解權限

檢視權限


可編輯檔案

完整權限

編輯權限

註解權限


檢視權限


可建立及上傳檔案,可建立資料夾

完整權限

編輯權限

註解權限


檢視權限


可新增或移除小組雲端硬碟的使用者

完整權限

編輯權限


註解權限


檢視權限


可在特定檔案中加入使用者

完整權限

編輯權限

註解權限


檢視權限


可移動檔案與資料夾

完整權限

編輯權限


註解權限


檢視權限


可刪除檔案與資料夾

完整權限

編輯權限


註解權限


檢視權限


可從垃圾桶還原檔案

完整權限

編輯權限

註解權限


檢視權限


新增成員並設定權限:

您必須具備完整權限,才能新增成員並設定權限。

  1. 在左側導覽區中點選任何一個小組雲端硬碟。
  2. 在頂端的小組雲端硬碟名稱下方,點選 [+新增成員].
  3. 加入名稱、電子郵件地址或 Google 網上論壇。
  4. (選用) 如要將完整權限變更為其他權限,請按一下「完整」旁邊的向下箭頭 ,然後選擇新權限。
  5. (選擇性) 輸入郵件內容。
  6. (選用) 如果您不想傳送通知,請選取 [不傳送通知]。
  7. 選擇下列其中一個選項:

    • 如要傳送通知,請按一下 [傳送]。
    • 如果您不想傳送通知,請按一下 [新增]。
無
1.3

變更成員權限

您必須具備完整權限,才能變更成員權限。

變更成員權限:

  1. 在左側導覽區中點選任何一個小組雲端硬碟。
  2. 在頂端的小組雲端硬碟名稱旁邊,依序點選向下箭頭 > [管理成員]。
  3. 按一下成員名稱旁邊的向下箭頭 ,然後選取新權限。
  4. 按一下 [完成]。
1.4

移除成員

您必須具備完整權限,才能移除成員。

移除成員:

  1. 在左側導覽區中點選任何一個小組雲端硬碟。
  2. 在頂端的小組雲端硬碟名稱旁邊,依序點選向下箭頭 > [管理成員]。
  3. 按一下成員名稱旁邊的向下箭頭 ,然後選取 [移除成員]。
  4. 按一下 [完成]。

注意:您將使用者從小組雲端硬碟中移除之後,如有檔案是透過其他方式共用 (例如透過連結與貴機構成員共用或使用小組共用功能),對方仍可能保有這類檔案的存取權限。

2

新增檔案和資料夾

接下來,我們將說明如何在小組雲端硬碟中新增檔案。

在這個部分中,您會學到以下內容:

2.1

建立資料夾

  1. 建立新資料夾:

    1. 在左側導覽區中,點選任何一個小組雲端硬碟或現有的資料夾。

    2. 依序點選 [新增] > [新增資料夾]。

    3. 輸入資料夾名稱。

    4. 按一下 建立

    注意:如要移除資料夾,請與您的 G Suite 管理員聯絡。

  2. 上傳電腦中現有的資料夾:

    1. 在左側導覽區中,點選任何一個小組雲端硬碟資料夾。

    2. 在電腦上將現有的資料夾拖曳到小組雲端硬碟中。您也可以依序點選 [新增] > [資料夾上傳],然後移至您要上傳的資料夾並予以開啟。

2.2

新增及開啟檔案

您至少必須具備編輯權限,才能在小組雲端硬碟中新增檔案。您新增的所有檔案都由小組成員共同擁有,即使您退出小組雲端硬碟,您的檔案仍會保留下來。

新增及開啟檔案:

  1. 在左側導覽區中,點選任何一個小組雲端硬碟資料夾。
  2. 將電腦上的現有檔案拖曳到小組雲端硬碟中即可上傳。您也可以點選 [新增],然後執行下列其中一項操作:

    • 如要建立檔案,請選取您要建立的檔案類型 (例如 Google 文件)。
    • 如要上傳檔案,請選取 [檔案上傳],然後移至您要上傳的檔案並予以開啟。
  3. 在檔案上按兩下,即可開啟檔案。

3

管理檔案

新增檔案後,您可以為重要檔案加上星號、移動檔案及刪除檔案。

在這個部分中,您會學到以下內容:

3.1

為重要檔案加上星號

您可以為重要的檔案或資料夾加上標記,方便日後快速找出所需內容。只要在檔案或資料夾上按一下滑鼠右鍵,然後選取 [加上星號] 即可。

如要查看已加上星號的所有檔案和資料夾,請在左側欄中按一下 [已加星號]。

3.2

移動檔案

您可以將自己擁有的任何檔案 (無論檔案是位於其他雲端硬碟或是您的電腦或行動裝置上) 移至小組雲端硬碟中。

如要在不同的小組雲端硬碟之間移動檔案,或是將檔案從「我的雲端硬碟」移至小組雲端硬碟中,只要將檔案拖曳到您要移入的小組雲端硬碟資料夾中即可。

注意:

  • 如要在不同的小組雲端硬碟之間移動檔案,您必須具備檔案原本所屬的小組雲端硬碟的完整權限,同時至少擁有您要移入的小組雲端硬碟的編輯權限
  • 如果檔案為他人所擁有,可以請該檔案擁有者移動檔案。
  • 如要移動資料夾,請與您的 G Suite 管理員聯絡。
3.3

刪除或還原檔案

刪除檔案:

您必須具備完整權限才能刪除檔案。

按一下您要刪除的檔案,然後點選右上角的「垃圾桶」圖示

這項操作會為所有使用者刪除這個檔案。

如果有人不小心刪除了檔案,您可以將檔案還原。

還原檔案:

您必須擁有編輯權限或更高層級的權限才能還原檔案。

  1. 在左側導覽區中點選任何一個小組雲端硬碟。
  2. 在頂端的小組雲端硬碟名稱旁邊,依序點選向下箭頭 > [查看垃圾桶]。
  3. 按一下您要還原的檔案,再按一下「還原」圖示
3.4

搜尋檔案

找出特定小組雲端硬碟中的檔案:

  1. 點選搜尋列中的向下箭頭
  2. 按一下「檔案位置」旁邊的 [不限位置]
  3. 在 [小組雲端硬碟] 上按兩下,然後選取特定的小組雲端硬碟。
  4. 按一下 選取
  5. (選用) 輸入其他搜尋選項,例如檔案類型或檔案修改日期。
  6. 按一下 搜尋
4

共用及協作

凡是您移入小組雲端硬碟的檔案,都會自動與小組雲端硬碟的成員共用。不過,您也可以將小組雲端硬碟的檔案與貴機構中的其他使用者共用 (即使對方並非小組雲端硬碟成員)。

在這個部分中,您會學到以下內容:

4.1

共用檔案

您可以透過多種方式與貴機構中未加入小組雲端硬碟的使用者共用檔案,就和使用雲端硬碟一樣。您必須至少具備檔案的編輯權限才能共用檔案。

注意:貴機構可能會限制您不得與公司外的使用者共用檔案。如需詳情,請詢問您的 G Suite 管理員。

與個別使用者或群組共用檔案:

  1. 按一下您要共用的檔案。
  2. 按一下「共用」圖示
  3. 加入名稱、電子郵件地址或 Google 網上論壇。
  4. (選用) 如要將「編輯」權限變更為其他權限,請點選向下箭頭 ,然後選擇您要設定的權限。
  5. (選擇性) 新增訊息。
  6. 按一下 [傳送]。

如要禁止他人下載、列印及複製共用的檔案,您可以將權限設定為「檢視」或「註解」

無

透過電子郵件傳送連結:

  1. 按一下您要共用的檔案。
  2. 按一下「共用」圖示
  3. 按一下 [擁有存取權的使用者]。
  4. 按一下「連結共用設定已關閉」旁邊的向下箭頭
  5. 按一下網址旁邊的 [複製],網址就會貼到您的剪貼簿中。
  6. 按一下 [完成]。
  7. 在電子郵件中貼上網址。
無

分享連結:

  1. 按一下您要共用的檔案。
  2. 按一下「共用」圖示
  3. 按一下 [擁有存取權的使用者]。
  4. 按一下「連結共用設定已關閉」旁邊的向下箭頭
  5. 將「連結共用設定」設為開啟。
  6. 點選向下箭頭 ,然後選擇權限。
  7. (選用) 如要允許機構外的使用者共用檔案,請按一下 [允許外部存取]。
  8. (選用) 如要讓使用者可在雲端硬碟中搜尋到這個文件,請按一下 [顯示在搜尋結果中]。
  9. 按一下 [完成]。

設定完成後,所有知道連結的使用者都可以存取這個檔案。

注意:如果您的 G Suite 管理員已關閉部分功能,系統就不會顯示相關選項。

無
4.2

取消共用檔案

停止與貴機構使用者共用檔案:

  1. 按一下您要取消共用的檔案。
  2. 按一下「共用」圖示
  3. 按一下 [擁有存取權的使用者]。
  4. 將「連結共用設定」設為關閉。
  5. 按一下 [完成]。
無

停止與個別使用者共用檔案:

  1. 按一下您要取消共用的檔案。
  2. 按一下「共用」圖示
  3. 按一下 [擁有存取權的使用者]。
  4. 找出您要取消共用檔案的使用者,然後依序點選旁邊的向下箭頭 > [移除]。

注意:取消共用後,如果您仍與對方所屬的其他機構或群組共用檔案,則對方仍可繼續存取這個檔案。

無

後續步驟

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瞭解如何在離線時存取小組雲端硬碟,以及如何運用鍵盤快速鍵等更多秘訣。

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