雲端硬碟提供哪些功能?

Google 雲端硬碟可讓您將所有檔案上傳並儲存在網路上。您可以將這些檔案與小組成員共用,並透過任何電腦、智慧型手機或平板電腦存取檔案。

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準備從其他雲端儲存解決方案改用 Google 雲端硬碟嗎?

建議您一併參閱下列適用指南:

Google 雲端硬碟提供哪些功能
1

上傳及儲存

您可以將任何檔案儲存在雲端硬碟,包括相片、繪圖、影片等。您只需透過一部裝置將檔案儲存在雲端硬碟中,即可透過您的其他裝置存取檔案,無須額外進行設定。您可以透過三種方式將檔案上傳到雲端硬碟。

本節將說明:

1.1

透過雲端硬碟線上版上傳檔案

將檔案儲存到雲端硬碟的方式之一,就是使用網路瀏覽器上傳檔案複本。

  1. 前往雲端硬碟

  2. 按一下 新增,然後選取 [檔案上傳] 或 [資料夾上傳],接著選擇您要上傳的檔案或資料夾。

  3. 按一下 [開啟]。

上傳檔案

此外,如果您使用的是最新版本的 Chrome 或 Firefox®,您可以直接將電腦中的檔案拖曳到瀏覽器的雲端硬碟頁面。

如果您上傳的檔案與現有的檔案名稱相符,系統會將該檔案視為新版本,新增至雲端硬碟,而不會建立副本。如要查看該檔案的先前版本,請前往管理版本頁面。

當系統顯示「上傳完成」時,表示您的檔案已成功上傳,並可透過任何瀏覽器或已安裝雲端硬碟的裝置存取。

拖曳
1.2

使用桌面同步用戶端儲存檔案

如果您想在電腦中開啟檔案並加以編輯,又希望將檔案同時儲存在雲端硬碟中,請安裝 Mac/PC 版 Google 雲端硬碟。桌面同步用戶端可讓您透過簡便的方式儲存大量檔案,不必為了上傳作業耗費漫長時間。

(如果您日後決定解除安裝用戶端,雲端硬碟中的檔案不會受到影響,您仍可透過雲端硬碟線上版存取檔案。)

如要使用 Google 雲端硬碟 Mac/PC 版,您的管理員必須先為貴機構或小組啟用這項服務。

如要使用用戶端,請在電腦上安裝雲端硬碟,系統會建立名稱為「Google 雲端硬碟」的桌面資料夾。這個資料夾的運作方式就和電腦中任何其他資料夾相同,唯一的差別在於,您存入其中的檔案都會自動同步到雲端硬碟線上版和已安裝雲端硬碟的其他裝置。

安裝雲端硬碟

在電腦上安裝雲端硬碟

  1. 前往雲端硬碟下載網頁

  2. 按一下 [下載雲端硬碟],然後選取 [Mac 和 PC]。

  3. 按一下 [接受並安裝]。

  4. 依照操作說明安裝雲端硬碟。

下載

將檔案移至雲端硬碟桌面資料夾

在電腦上安裝雲端硬碟後,您就可以直接在電腦上儲存檔案。

  1. 決定要將哪些檔案儲存到雲端硬碟。

  2. 根據您希望檔案在雲端硬碟中顯示的方式,調整檔案在資料夾中的排序。

  3. 將檔案和資料夾移至電腦中的雲端硬碟資料夾。完成後,這類儲存在雲端硬碟資料夾中的檔案就會同步處理到已安裝雲端硬碟的其他裝置。

如果在同步處理的過程中遇到網際網路連線中斷或是您必須離線,Google 雲端硬碟 Mac/PC 版會在您恢復連線時從上次中斷的進度繼續同步作業。

移動檔案
1.3

透過手機或平板電腦上傳檔案

您也可以透過 Android 或 iOS 裝置,使用雲端硬碟應用程式儲存檔案 (如果您日後決定解除安裝應用程式,雲端硬碟中的檔案不會受到影響,您仍可透過雲端硬碟線上版存取檔案)。

  1. 根據您的裝置選擇下列其中一個選項:

    • Android 手機或平板電腦:輕觸

    • iOS 裝置:輕觸

  2. 尋找並安裝「Google 雲端硬碟」應用程式。

  3. 開啟您要上傳的檔案所在的應用程式,依序輕觸 [共用] > [雲端硬碟]。

透過手機或平板電腦上傳檔案
2

同步及存取

在尚未使用雲端硬碟時,如果您想透過其他電腦或裝置存取檔案,一般來說必須個別製作檔案複本;如要更新其中一個複本的內容,就得手動將其餘檔案複本全部更新。雲端硬碟會自動將檔案的最新版本同步到線上版雲端硬碟和您所有的裝置,讓您輕鬆管理檔案。

您只要將檔案儲存到雲端硬碟,就可以透過任何電腦、智慧型手機或平板電腦存取檔案。當您變更或刪除其中一處儲存的檔案時,雲端硬碟也會在其他裝置上進行相同的變更,讓您無需重複操作。

本節將說明:

2.1

查看同步處理狀態

使用線上版:當系統顯示「上傳完成」時,表示您的檔案已成功上傳,並可透過任何瀏覽器或已安裝雲端硬碟的裝置存取。

使用電腦:只要將檔案拖曳到雲端硬碟資料夾,系統就會自動同步處理到雲端硬碟線上版 (同步處理作業可能需要一段時間)。

檔案顯示 時,表示尚未同步到雲端硬碟。

檔案顯示 時,表示已成功完成同步處理,並可透過任何瀏覽器或已安裝雲端硬碟的裝置存取。

查看同步處理狀態
2.2

透過任何裝置存取檔案

檔案同步處理完畢後,您就可以透過任何瀏覽器或裝置存取檔案。

瀏覽器或裝置

存取位置

瀏覽器或裝置

網路瀏覽器 (電腦或行動裝置)

存取位置

drive.google.com

瀏覽器或裝置

電腦

存取位置

Google 雲端硬碟資料夾

瀏覽器或裝置

行動裝置

存取位置

雲端硬碟應用程式

2.3

離線存取檔案

* 僅適用於 Chrome 瀏覽器

即使是在網際網路連線中斷或是長途搭機的情況下,您仍然可以使用 Google 雲端硬碟。

只要設定離線存取功能,下次遇到無法使用網際網路的情況時,您還是可以在雲端硬碟資料夾中查看 Google 文件、移動資料夾及編輯其中儲存的檔案。

  1. 雲端硬碟中按一下 ,然後選取 [設定]。

  2. 勾選「離線」部分的方塊。

  3. 按一下 完成

注意:為了確保他人無法查看您的檔案,請勿在與他人共用的電腦上設定離線存取功能。

離線存取檔案
3.1

預覽及下載已儲存的檔案

使用線上版:

使用雲端硬碟線上版時,如要快速查看檔案內容,請按一下滑鼠右鍵,然後選取 [預覽]。

您可以在重疊窗格中執行下列操作:

  • 捲動瀏覽文件內容。

  • 按一下 來預覽雲端硬碟中的上一份或下一份文件。

  • 按一下 [查看全部],以便選取及預覽雲端硬碟中的另一份文件。

  • 將您的文件與其他使用者共用。

  • 列印文件。

  • 開啟文件編輯內容。

  • 按一下 下載文件。

  • 按一下 關閉預覽畫面。

如果想將檔案儲存到電腦或行動裝置上以供日後存取,您可以在預覽畫面中按一下 下載檔案,也可以在雲端硬碟中選取檔案,然後按一下 ,接著選取 [下載]。

預覽及下載已儲存的檔案

Google 雲端硬碟線上版

3.2

開啟檔案

使用線上版:

在您要開啟的檔案上按兩下。

使用電腦:

在電腦的雲端硬碟資料夾中直接開啟檔案。

a 如果雲端硬碟資料夾中的檔案是使用 Google 文件編輯器建立的,系統會在您的瀏覽器中開啟檔案。

b 如果是其他存在雲端硬碟資料夾中的檔案,系統會使用您電腦中支援的應用程式開啟檔案。

使用電腦開啟檔案

透過電腦使用 Google 雲端硬碟

3.3

更新雲端硬碟檔案

使用線上版:

如何為不是 Google 文件編輯器建立的檔案管理檔案版本:

  1. 在檔案上按一下滑鼠右鍵,然後選取 [管理版本]。

  2. 按一下 [上傳新版本],然後選取電腦中的檔案。

  3. 新版本完成上傳後,請按一下 [關閉]。

這樣一來,您就可以在單一檔案中保存所有草稿內容。

使用電腦:

如要更新檔案,只要在您電腦的雲端硬碟資料夾中開啟檔案,然後編輯內容,您所做的變更就會自動同步到雲端硬碟線上版。

不僅如此,這項功能也適用於反向操作,因此您在雲端硬碟線上版中所做的變更都會同步到您的電腦中。現在,您的檔案和資料夾就能在所有裝置上保持同步了。

更新雲端硬碟檔案

Google 雲端硬碟線上版

3.4

刪除檔案

如果您在任一裝置上將您所擁有的檔案從雲端硬碟中移除,系統會自動將該檔案從您所有裝置的雲端硬碟和雲端硬碟線上版中一併移除。

注意:您擁有的檔案遭到刪除後,將會移至雲端硬碟的「垃圾桶」中,且仍會佔用總儲存空間,直到您在雲端硬碟線上版中將檔案永久刪除為止。

使用線上版:

選取您要移除的檔案或資料夾,然後按一下

永久刪除檔案:如要將檔案永久刪除,請在「垃圾桶」中選取要刪除的檔案,然後按一下 [永久刪除]。如要永久刪除「垃圾桶」中的所有檔案,請按一下 垃圾桶,然後選取 [清空垃圾桶]。

使用電腦:

您只需選取要刪除的檔案或資料夾,然後用平常在電腦中刪除其他檔案的方式予以刪除即可。

刪除檔案

Google 雲端硬碟線上版

3.5

還原已刪除的檔案

如果您改變心意,可以將已刪除的檔案還原到雲端硬碟。

使用線上版:在雲端硬碟的「垃圾桶」中選取您要還原的檔案,然後按一下 [還原]。

使用電腦:您在電腦的雲端硬碟資料夾中移除的檔案,會移至您的資源回收筒。您可以在電腦上用還原一般檔案的方式,將這類檔案還原。

注意:對於從電腦的資源回收筒還原的檔案,系統在重新進行同步作業時會視為新檔案。還原的檔案會顯示在線上版的「我的雲端硬碟」資料夾中,而遭到移除的檔案仍會保留在「垃圾桶」中。

還原已刪除的檔案

Google 雲端硬碟線上版

4

管理及搜尋

將所有檔案儲存到雲端硬碟後,您可以使用以下幾種主要方式管理檔案。

本節將說明:

4.1

建立資料夾

每當您建立新資料夾時,無論您是使用電腦的雲端硬碟資料夾或雲端硬碟線上版,新資料夾都會自動顯示在您的裝置中,讓您使用任何裝置都能有效管理檔案。

使用線上版:

按一下 [新增],然後選取 [資料夾]。

使用電腦:

使用您平常在電腦中建立其他資料夾的方式,在電腦的雲端硬碟資料夾中建立新資料夾。

建立資料夾
4.2

將檔案移至資料夾

將雲端硬碟中的檔案移到您所建立的資料夾,便於管理檔案。

使用線上版:

  1. 選取您要移動的檔案。
  2. 按一下 ,然後選取 [移至]。
  3. 選取資料夾,然後按一下 [移動]。

您也可以將檔案拖曳到畫面左側的「我的雲端硬碟」。

使用電腦:

選取您要移動的檔案,然後將檔案拖曳到雲端硬碟中的任何資料夾,做法就和您平常在電腦上移動任何其他檔案的方式相同。

將檔案移至資料夾

Google 雲端硬碟線上版

4.3

為重要的檔案和資料夾加上星號

使用線上版:

您可以為重要的檔案或資料夾加上標記,方便日後快速找出所需內容。只要在檔案或資料夾上按一下滑鼠右鍵,然後選取 [加上星號] 即可。

如要查看已加上星號的所有檔案和資料夾,請在左側欄中按一下 [已加星號]。

為重要的檔案和資料夾加上星號

Google 雲端硬碟線上版

4.4

搜尋檔案和資料夾並加以排序

使用線上版:

要從幾百個檔案中找出自己所需的檔案,並不是一件容易的事。碰到這種情況時,不妨試試雲端硬碟的搜尋功能吧!

請在雲端硬碟的搜尋框中輸入字詞或詞組。雲端硬碟會在您輸入查詢字詞的同時,在畫面上顯示建議的搜尋字詞,藉此加快您的搜尋速度。您可以點選其中一個搜尋建議項目予以開啟,也可以點選 Gmail 搜尋功能 查看搜尋結果清單。

  1. 進階搜尋選項:在搜尋框中按一下 ,即可查看搜尋選項。您可以選擇任一選項或組合多個選項,進一步篩選搜尋結果。
  2. 排序選項:

按一下 即可將檔案依下列條件排序:

  • 上次修改日期:顯示使用者 (包括您以外的其他使用者) 最近修改過的項目。這個選項可協助您追蹤協作者近期變更過的項目。

  • 我上次修改的日期:顯示您曾經變更的檔案或資料夾。

  • 我上次開啟的項目:顯示您最近曾經開啟的檔案 (無論是否編輯過)。如果您不小心關閉了瀏覽器分頁或是沒有將頁面加入書籤,這個選項可協助您輕鬆查看自己最近檢視過的項目。

  • 名稱:依字母順序顯示檔案。

搜尋檔案和資料夾並加以排序

Google 雲端硬碟線上版

5

共用及協作

當您與其他使用者共用雲端硬碟的檔案或資料夾之後,就可以與小組成員協同合作,甚至也能與公司以外的人員進行協作。

本節將說明:

5.1

共用檔案並設定存取層級與瀏覽權限

使用線上版:

如何將您所擁有或可編輯的檔案與他人共用

  1. 選取您要共用的檔案或資料夾。

  2. 按一下

  3. 在 [與他人共用] 方塊中執行下列操作:

    1. 輸入您要共用的使用者電子郵件地址或 Google 群組。

    2. 選擇您要授予的存取權限類型:

      • 可以編輯:協作者可以新增及編輯內容,也可以新增註解。
      • 可以註解 (僅限特定檔案):協作者可以新增註解,但無法編輯內容。
      • 可以檢視:使用者可以檢視檔案,但無法編輯或新增註解。
    3. 如要設定其他人的檔案瀏覽權限 (例如完全不公開檔案或是允許網路上的所有使用者檢視),請依序點選 [進階] > [變更],然後選擇其中的選項。可用選項會根據貴機構的管理員設定而有所不同。

  4. 按一下 完成

您的共用對象都會收到電子郵件通知。共用檔案後,您只要選取檔案並點選 雲端硬碟連結 即可取得檔案共用連結。

共用檔案並設定存取層級與瀏覽權限

Google 雲端硬碟線上版

5.2

查看雲端硬碟活動

使用線上版:

您可以針對在雲端硬碟中建立或上傳的項目追蹤異動情形,例如:

  • 上傳、移動及移除

  • 共用及取消共用

  • 重新命名、編輯及註解

  • 執行變更的使用者

  • 受到變更影響的使用者

如要查看「我的雲端硬碟」中的所有活動,請按一下

如要查看特定檔案或資料夾的活動,請選取檔案或資料夾,然後按一下

查看雲端硬碟活動

Google 雲端硬碟線上版

5.3

透過文件、試算表、簡報和表單與其他人協同合作

使用線上版:

您可以在任何 Google 文件編輯器中與他人同時協力編輯同一份文件,還可透過為檔案加上註解的溝通方式,彙整所有對話內容,免去來回寄送電子郵件的時間。

只要按一下 新增 並選取下方列出的任一檔案類型,再將檔案與小組成員共用,您就可以與其他使用者合作編輯草稿或協力處理重要問題。

透過 Google 文件、試算表、簡報和表單與其他人協同合作

Google 雲端硬碟線上版

編輯器

說明

範例用途

編輯器

docs Google 文件

說明

文字文件

範例用途

提案、報告和共用的會議紀錄

編輯器

sheets Google 試算表

說明

試算表

範例用途

專案計劃和預算表

編輯器

slides Google 簡報

說明

簡報

範例用途

推銷提案、培訓課程和小組簡報

編輯器

forms Google 表單

說明

問卷調查

範例用途

客戶滿意度調查和群組調查

編輯器

drawings Google 繪圖

說明

圖案和圖表

範例用途

流程圖、組織圖、網站線框圖和心智圖

後續步驟

取得更多教學內容

無需安裝 Office 就能編輯 Microsoft® Office® 文件,並可使用手機將文件和圖片掃描成 PDF,也能透過電子郵件傳送大型附件,還有更多功能待您發掘。

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