透過雲端硬碟開始共用檔案

有了 Google 雲端硬碟,管理員可以透過一個集中式的存放區,輕鬆管理、整理並共用所屬機構的檔案。如果您不是管理員,也可以為小組設定類似的雲端硬碟存放區。雲端硬碟的檔案共用功能設定完成後,小組成員就可以在井然有序的資料夾結構中快速尋找、儲存以及共用任何文件。

注意:為貴機構設定檔案共用功能時,建議您使用一個您信任的帳戶作為專用帳戶,例如您的管理員帳戶或是 Google 角色帳戶 (例如:companydrive@solarmora.org)。貴公司的檔案系統將會為該帳戶所擁有,因此您可能需要採取像是兩步驟驗證的額外安全措施。在以下範例中,我們會使用虛構公司「Solarmora」的管理員帳戶來說明。

建議使用者人數 200 人以下且使用簡易共用權限的機構可以透過以下方式進行設定。如果貴機構的使用者超過 200 人,系統可能會發生存取延遲,尤其是當共用文件數量龐大 (數萬個) 或是資料夾結構的巢狀層級過多時,延遲情況會更容易發生。

使用者人數超過 200 人的機構還是可以透過以下方式進行儲存以及搜尋文件的設定,但是以大型機構來說,只有在檔案共用為靜態,或低活動量、僅有大約 4 個以下子資料夾層級且使用簡易共用權限時,這種設定才會發揮最佳效果。

事前準備:

G Suite 帳戶

20 分鐘空檔

管理控制台 (選擇性) 管理員存取權,用於設定整個機構的檔案共用功能

1

建立中央存放區

從建立資料夾著手。

本節將說明:

1.1

建立頂層資料夾

雲端硬碟中的單一頂層資料夾就相當於整個機構的「我的文件」資料夾,能為您簡化機構的文件管理及維護工作。

如何為貴機構建立頂層資料夾

  1. 前往雲端硬碟

  2. 如果尚未登入,請使用您的電子郵件地址 (@.com) 和密碼登入。

  3. 按一下 新增,然後選取 [資料夾]。

  4. 輸入資料夾名稱 (例如「公司雲端硬碟」),然後按一下 建立,您新建的資料夾隨即會顯示在「我的雲端硬碟」中。

建立頂層資料夾
1.2

為每個部門建立子資料夾

貴機構的檔案已經有專屬的中央存放區,現在您可以開始為每個小組或部門設定資料夾。在以下範例中,我們會為「行銷」部門在頂層資料夾中建立一個子資料夾。

  1. 開啟頂層資料夾。

  2. 按一下 新增,然後選取 [資料夾]。

  3. 輸入資料夾名稱 (例如「行銷」),然後按一下 建立

子資料夾隨即會顯示在頂層資料夾中。

在整個機構的資料夾結構完備之前,您可以透過以上方式為其他部門或小組建立更多子資料夾。

為每個部門建立子資料夾
2.1

網上論壇的運作方式

您可以透過 Google 網上論壇輕鬆與所有小組成員同時共用檔案,並且管理檔案的存取權。如果您新增 5 位成員至某個群組 (例如 solarmora-marketing@solarmora.com),則只需與群組地址共用雲端硬碟資料夾,就能立即與這些成員共用該資料夾。

您將新成員新增至群組後,這些使用者就會自動取得您先前與群組所共用內容的存取權。

同樣地,如果您將成員從群組中移除,該使用者就再也無法存取任何您與群組共用的內容。

網上論壇的運作方式
2.2

建立部門或小組專屬群組

如何建立部門或小組專屬群組

  1. 前往 groups.google.com

  2. 如要在貴機構中建立非公開的群組,請依序按一下 [我的群組] > [將機構檢視切換至 .com]

  3. 按一下 建立群組

  4. 輸入群組詳細資訊。

  5. 決定群組類型時,請選取 [電子郵件清單]。

  6. 決定誰可以加入群組時,請選取 [僅限受邀的使用者]。

  7. 按一下 建立

建立部門或小組專屬群組

如何為群組新增使用者

  1. 按一下 [邀請他人加入群組]。

  2. 輸入每位群組成員的電子郵件地址,並且加入訊息。

  3. 按一下 傳送邀請

  4. 按一下 完成

您可以透過同樣的方式建立更多群組。如果您在建立群組時需要其他協助,請參閱開始使用網上論壇

無
2.3

與機構共用存放區

如何與整個機構共用頂層資料夾 (僅供檢視)

  1. 前往雲端硬碟。在「我的雲端硬碟」中選取頂層資料夾。
  2. 按一下 雲端硬碟共用功能

  3. 按一下 [進階]。

  4. 在「擁有存取權的使用者」之下,點選 [變更]。

  5. 選取 [開啟] 選項 (旁邊有「這個機構的使用者皆可尋找和存取」說明)。

  6. 在 [存取權] 選項中選取 [可以檢視]。

  7. 按一下 儲存,然後再按一下 完成

與機構共用存放區
2.4

與群組共用子資料夾

資料夾結構和群組都建立完成後,即可指定每個子資料夾的存取權和編輯權。例如,您可能會讓「行銷」群組管理「行銷」資料夾和其中的內容。

如何與特定群組共用子資料夾

  1. 選取子資料夾。

  2. 按一下 雲端硬碟共用功能

  3. 按一下 [進階]。

  4. 在「邀請其他人」之下,輸入您想要授予存取權的群組電子郵件地址,然後選取 [可以編輯]。

  5. (選擇性) 如何限制存取共用權限:

    • 選取 [禁止編輯者變更存取權及新增使用者]。
    • 按一下 儲存變更
  6. 按一下 傳送,然後再按一下 完成

與群組共用子資料夾
2.5

檔案共用存取權的運作方式

範例中的「Solarmora 行銷」群組成員已經可以變更「行銷」資料夾與其子資料夾 (例如編輯和新增資料夾)。不過,他們無法變更層級更高的資料夾,例如「公司雲端硬碟」。

如果某位擁有編輯權限的使用者移除了已共用的「行銷」資料夾中的檔案,則先前新增該檔案的使用者以及較高層級資料夾 (例如「公司雲端硬碟」) 的擁有者依然可以透過搜尋功能找到該檔案,但是該檔案會從其餘使用者的雲端硬碟資料夾中移除。

管理員可以編輯、移除「公司雲端硬碟」所有子資料夾中的檔案及資料夾。進一步瞭解共用設定

3

讓貴機構開始使用

檔案共用功能和群組均已準備就緒後,即可讓貴機構中的所有使用者進行設定。您可以寄送一封內含設定指示的電子郵件,以下範本供您參考。

本節將說明:

3.1

電子郵件公告範例

以下電子郵件範例可供貴機構參考:

歡迎使用 Google 雲端硬碟。 已設定為貴機構的檔案共用系統,雲端硬碟提供了一個井然有序的存放區,方便您輕鬆快速地尋找、儲存以及共用文件。

開始使用

  1. 開啟 雲端硬碟
  2. 使用完整的電子郵件地址 (@.com) 和密碼登入。
  3. 按一下 [與我共用]。
  4. 按兩下[頂層資料夾名稱]。
  5. 按一下[頂層資料夾名稱]旁邊的箭頭,然後選取 [新增至我的雲端硬碟]。

您現在應該可以在[我的雲端硬碟]底下看到[頂層資料夾名稱]。如要尋找小組專屬資料夾,請按兩下[頂層資料夾名稱],找到您的部門後瀏覽子資料夾。[小組名稱](groupname@yourdomain.com )的成員已經可以在小組資料夾中新增和編輯檔案。如果您想要快速存取該資料夾,可以將其新增至「我的雲端硬碟」,方法與新增[頂層資料夾名稱]相同。

電子郵件公告範例

運作方式

將[頂層資料夾名稱]和任一小組資料夾新增到雲端硬碟後,您就可以為小組資料夾編輯及新增檔案和資料夾。下次您在小組資料夾中建立或儲存檔案時,小組中的所有使用者都會立即擁有該檔案的存取權。

您在[我的雲端硬碟](不在[頂層資料夾名稱]中) 建立的檔案皆為不公開,除非您將檔案共用權限明確開放給其他使用者,或將檔案移至某個已共用的小組資料夾。如需進一步瞭解如何使用雲端硬碟,請前往 G Suite 學習中心

您現在可以開始與小組一起在雲端硬碟中建立以及儲存檔案了。如果您有任何問題,歡迎與我們聯絡!

謝謝!

管理員姓名以及聯絡資訊

後續步驟

取得更多教學內容

無需安裝 Office 就能編輯 Microsoft® Office® 文件,並可使用手機將文件和圖片掃描成 PDF,也能透過電子郵件傳送大型附件,還有更多功能待您發掘。

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