Gmail 提供哪些功能?

Gmail 可將您的電子郵件妥善儲存在雲端,讓您透過任何電腦或裝置的網路瀏覽器都能存取郵件。您也可以快速管理及找出重要郵件、在您傳送的電子郵件中加入簽名呈現專業形象,還能在無法連上網際網路時讀取電子郵件及撰寫郵件草稿。

事前準備:

G Suite 帳戶

10 分鐘空檔

準備從其他郵件程式改用 Gmail 嗎?

建議您一併參閱下列適用指南:

注意:如果您的管理員尚未代您遷移舊郵件,建議您先將原有的郵件匯入,再進行這項教學課程。

Gmail 提供哪些功能?
1

撰寫及傳送

1.1

撰寫新郵件

如何傳送電子郵件

  1. 開啟 Gmail 收件匣。

  2. 在左側欄中,按一下 撰寫,系統會隨即在 Gmail 視窗下方角落開啟新郵件。

  3. 使用撰寫視窗上方角落的按鈕,將視窗調整成適合您的大小。

  4. 輸入您要撰寫的電子郵件內容。在您寄出電子郵件之前,系統會自動將您所撰寫的內容儲存在側欄中的 [草稿] 內。

撰寫新郵件

全螢幕

Shift +

開啟彈出式視窗,可供您調整視窗大小或在畫面中移動位置

最小化

1.2

新增收件者、附件、圖片和更多項目

您可以在撰寫視窗中直接進行各項操作,包括新增附件、使用字型樣式突顯重點、加入不同類型的收件者,以及更多實用功能。

新郵件小視窗

收件者

您要傳送郵件的對象

收件者

Gmail 格式設定選項

您要傳送郵件的對象

字型樣式 (字型、大小、粗體、顏色、對齊、項目符號、縮排)

收件者

Gmail 附加檔案

您要傳送郵件的對象

插入附件

收件者

Gmail 使用雲端硬碟插入檔案

您要傳送郵件的對象

插入雲端硬碟中的檔案

收件者

Gmail 插入相片

您要傳送郵件的對象

新增圖片

收件者

在 Gmail 中插入連結

您要傳送郵件的對象

新增連結

收件者

Gmail 刪除

您要傳送郵件的對象

刪除

收件者

Gmail 更多選項

您要傳送郵件的對象

更多選項

1.3

傳送郵件及取消傳送

當您撰寫完畢後,請按一下撰寫 傳送

如果您發現郵件含有錯字或是改變心意了,只要啟用「取消傳送」功能,就能在郵件剛送出時及時回收。

  1. 在右上角按一下 ,然後選取 [設定]。

  2. 按一下 [一般設定] 標籤。

  3. 捲動至「取消傳送」,然後勾選 [啟用「取消傳送」功能] 方塊。

  4. 按一下底部的 儲存變更

傳送郵件及取消傳送
1.4

在離線狀態下使用電子郵件

即使您無法連上網際網路,仍可讀取電子郵件及撰寫郵件草稿。等到恢復連線後,您撰寫的郵件就會自動寄出。

注意:如要使用「離線存取」功能,您的管理員必須先為貴機構或小組啟用這項服務。

  1. 在右上角按一下 ,然後選取 [設定]。

  2. 按一下 [離線設定] 分頁。

  3. 選取 [啟用這部電腦的離線電子郵件服務]。

  4. 在頁面底部按一下 儲存變更,然後按照其中的指示操作。

在離線狀態下使用電子郵件
2

回覆電子郵件

接下來,我們將說明如何回覆您所收到的電子郵件。

本節將說明:

2.1

查看新的電子郵件

系統會以粗體顯示未讀的電子郵件。如要開啟郵件,只要在郵件清單中點選郵件即可。

在預設情況下,系統會將相同郵件的回信串連成同一個會話群組。您可能需要花點時間適應會話群組的檢視模式,但是將所有電子郵件都分別彙整成會話串之後,您會更容易掌握郵件內容,也可以讓您的收件匣保持有條不紊。

不過,如果您想單獨顯示現有和以後收到的電子郵件,可以解除會話串:

  1. 在右上角按一下 ,然後選取 [設定]。

  2. 在 [一般設定] 標籤中,向下捲動至「會話群組檢視」,然後選取 [關閉會話群組檢視]。

  3. 按一下底部的 儲存變更

回覆電子郵件
2.2

回覆電子郵件

如要回覆郵件,只需在郵件下方的方塊中按一下並輸入內容即可。您也可以選擇回覆方式:

  1. 回覆或轉寄:如要回覆或轉寄郵件,請開啟郵件,並在郵件底部的方塊中按一下 [回覆]、[回覆所有人] 或 [轉寄]。
  2. 在內文中回覆:如要在回覆中查看先前的郵件內容,請向下捲動,然後按一下「顯示省略的郵件內容」圖示
  3. 回覆會話串中更早的郵件:選取您想要回覆的郵件,然後按一下 旁邊的 ,選擇回覆方式。
  4. 轉寄整個會話群組:在會話群組上方的選單列中,依序點選 [更多] > [全部轉寄]。
查看新的電子郵件
2.3

變更收件者和主旨

以下列出您可以在回覆中變更的幾項設定:

  1. 新增及移除收件者:在回覆郵件時,按一下收件者欄位。如要新增收件者,請輸入更多電子郵件地址;如要移除收件者,請按一下電子郵件地址旁邊的 [X]。
  2. 編輯電子郵件主旨:按一下收件者名稱旁邊的 ,然後選取 [編輯主旨]。
  3. 回覆撰寫完畢之後,請按一下 傳送
變更收件者和主旨
3

管理收件匣

瞭解如何使用 Gmail 的主要功能之後,接著就可以妥善管理電子郵件,讓收件匣成為您工作上的左右手。

本節將說明:

3.1

以標籤取代收件匣功能

在您原本使用的郵件程式中,您可能是運用資料夾來保存您所需要的電子郵件。改用 Gmail 之後,您可以使用標籤來為電子郵件分門別類。標籤的功能與資料夾類似,不同之處在於您可以將多個標籤套用到同一封郵件,日後只要使用其中任何一個標籤,就能輕鬆找出郵件。

您也可以執行下列操作:

  • 在 Gmail 視窗左側開啟標籤,即可查看所有包含該標籤的電子郵件 (就像開啟資料夾一樣)。

  • 為標籤建立巢狀結構,就像建立巢狀資料夾結構一樣。

  • 搜尋所有包含特定標籤的電子郵件。

  • 查看收件匣內的電子郵件所包含的標籤,快速區分不同類型的郵件。

以標籤取代收件匣功能
3.2

建立及套用標籤

如何建立標籤

  1. 在右上角按一下 ,然後選取 [設定]。

  2. 按一下 [標籤] 分頁。

  3. 捲動到「標籤」部分,然後按一下 [建立新標籤]。

  4. 輸入標籤名稱,然後按一下 建立

您還可以建立巢狀標籤,就像子資料夾一樣。

接下來,您可以為一或多封電子郵件加上您所建立的標籤

  1. 選取電子郵件。

  2. 按一下

  3. 勾選您要為所選電子郵件套用的標籤,然後按一下 [套用]。

如要查看包含特定標籤的所有電子郵件,只要在 Gmail 視窗左側點選標籤名稱即可。

建立及套用標籤
3.3

將電子郵件移出收件匣

您也可以將電子郵件移出收件匣並移至標籤中,方法就和在資料夾之間移動郵件相同。

  1. 選取電子郵件。

  2. 按一下

  3. 選取您要移入郵件的標籤。

您所選取的電子郵件將不再顯示在收件匣中,如需找出這些郵件,只要開啟或搜尋標籤即可。

將電子郵件移出收件匣
3.4

為重要的電子郵件加上星號

想要標記重要郵件嗎?只要在收件匣或會話群組中的郵件旁邊按一下 即可。

如要列出所有已加星號的電子郵件,只要在左側欄按一下 [已加星號] 即可。

為重要的電子郵件加上星號
3.5

將不需要的電子郵件刪除或封存

如果您已不需要特定郵件,只要選取郵件並點選 ,即可將郵件刪除。系統會將已刪除的郵件移至 [垃圾桶],並在 30 天後永久刪除。

不過,G Suite 帳戶提供至少 30 GB 的儲存空間,因此您無需為了節省空間將電子郵件刪除,建議您改用「封存」功能管理不需要的郵件。

封存功能可將電子郵件移出收件匣,讓收件匣井然有序。不過,這些電子郵件仍會保留在帳戶中供您日後存取,就像是將電子郵件收藏在檔案櫃中妥善保存,而不是丟到垃圾桶。

  1. 選取您要封存的電子郵件。

  2. 按一下

將不需要的電子郵件刪除或封存
4

找出電子郵件

要從眾多舊電子郵件中挖出自己要找的信,並不是一件容易的事。碰到這種情況時,不妨試試 Gmail 的搜尋功能吧!

本節將說明:

4.1

搜尋收件匣

您可以使用出現在郵件任何部分 (主旨、內文或寄件者名稱) 的一或多個關鍵字進行搜尋,只要在 Gmail 畫面頂端的搜尋框中輸入您要查詢的字詞即可。

Gmail 會在您開始輸入查詢字詞的同時,根據您的電子郵件、聯絡人、標籤或過去的搜尋紀錄在畫面上顯示建議的搜尋字詞,藉此加快您的搜尋速度。您可以點選其中一個搜尋建議項目予以開啟,也可以點選 查看搜尋結果清單。

搜尋收件匣
4.2

使用進階選項縮小搜尋範圍

如要進一步縮小搜尋範圍,請在 Gmail 搜尋框右邊按一下 ,即可開啟更多搜尋選項。

您可以在其中輸入特定搜尋條件。舉例來說,您可以找出寄件者是「小艾」,同時信件中包含「附件」且在特定期間寄出的郵件。

使用進階選項縮小搜尋範圍
5

建立簽名

最後,您可以在自己寄出的電子郵件中自動加入工作專用的電子郵件簽名。

本節將說明:

5.1

建立簽名

簽名應包含您的姓名、職稱和聯絡資訊。

  1. 按一下 ,然後選取 [設定]。

  2. 在「一般設定」頁面中,向下捲動至「簽名」部分,然後撰寫您的簽名內容。您可以使用格式工具列為簽名加上文字顏色、樣式、連結和圖片等設定。

  3. 按一下底部的 儲存變更

建立簽名

後續步驟

立即試用

取得更多教學內容

您可以讓系統為您自動整理收件匣、在改變心意時取消傳送電子郵件,而且不需另建新帳戶就可以使用數量不限的郵件地址,還有更多功能待您發掘。

查看其他 Gmail 秘訣