什麼是網上論壇?

Google 網上論壇讓群組人員 (例如專案小組、部門成員或同學) 可以輕鬆互相通訊及協同合作。您可以透過單一電子郵件地址將郵件傳送給群組中的所有成員、邀請群組成員參加活動,或是與對方共用文件。您也可以建立網路論壇,用來討論熱門技術或回答關於產品的問題。

注意:這份指南的適用範圍涵蓋 Google Groups for Business,服務內容包括 G Suite 帳戶額外功能。如果您沒有看到下列功能,請與您的管理員聯絡。

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什麼是 Google 網上論壇?
1

搜尋及加入群組

如要加入現有群組,只要使用搜尋框找到您要加入的群組,然後要求加入即可。

注意:「公開群組」會立即允許您加入群組;如要加入「限定開放群組」,必須先取得管理員的核准;「不公開群組」會要求您點選連結,向擁有者發出群組加入要求。

本節將說明:

1.1

搜尋群組

開始搜尋群組之前,請先確認您已開啟機構檢視模式,而非公開檢視模式。

  1. 前往網上論壇,然後按一下 [我的群組]。

  2. 按一下 [將機構檢視切換至 .com]。

這代表您看到及加入的群組都是貴機構中的群組,而非公開群組。

如要搜尋群組,請在網上論壇任一頁面頂端的搜尋框中輸入字詞或詞組。網上論壇會在您輸入查詢字詞的同時,在畫面上顯示建議的搜尋字詞,藉此加快您的搜尋速度。您可以點選其中一個搜尋建議項目予以開啟,也可以點選 查看搜尋結果清單。

搜尋群組
1.2

加入新群組

您可以訂閱「群組」目錄中任何開放新成員加入的群組。部分群組可供您直接訂閱,其他群組則會要求您提出申請。

  1. 在「群組」目錄中按一下群組,即可開啟群組頁面。
  2. 在群組頁面中按一下 加入群組申請加入群組
  3. 選擇您要如何讀取該群組收到的訊息、是否要連結到您的 Google 個人資料並在訊息中顯示相片,以及您想對其他成員顯示的名稱。完成後,按一下 加入群組申請加入群組
加入新群組
2

張貼主題和回覆

群組可以涵蓋一或多個主題,主題就像對話一樣,內含關於特定話題的一或多則文章 (或是訊息)。

本節將說明:

2.1

搜尋主題

如要檢視特定群組的「主題」頁面,請在「群組」目錄中開啟該群組的頁面。

如果群組中的主題過多導致不易瀏覽,您可以使用搜尋、篩選和標記功能快速整理並找出主題。

搜尋主題

如何搜尋特定主題:

  1. 在「群組」視窗頂端的搜尋框中輸入您要找的主題。

  2. 網上論壇會在您輸入查詢字詞的同時,在畫面上顯示建議的搜尋字詞,藉此加快您的搜尋速度。您可以點選其中一個搜尋建議項目予以開啟,也可以點選 查看搜尋結果清單。

篩選主題

  1. 在「主題」頁面中,按一下 篩選器 查看選項。

    注意:如果系統沒有顯示 篩選器,表示您沒有這個群組的篩選器權限。

  2. 勾選您要套用到主題清單的任何篩選器。
  3. 按一下 [套用所選篩選條件],即可顯示符合搜尋條件的主題清單。
  4. (選擇性) 如要再次返回完整主題清單,請依序按一下 篩選器 > [清除所有篩選條件 (顯示所有主題)]。

使用標記

部分群組會使用標記功能將主題分門別類,方便搜尋主題。如果您的群組有使用標記功能,系統會在群組的「主題」頁面顯示 [標記]。當您張貼新主題或編輯現有主題時,也可以輸入標記。

搜尋主題
2.2

為重要主題加上星號

您可以將重要主題加上星號,就能快速重新找出這類主題。如要加上星號,只要在「主題」頁面中按一下主題旁邊的星號即可。

如要顯示所有已加星號的主題,請在側欄按一下 [星號標記]。

為重要主題加上星號
2.3

回覆主題

您可以在論壇中讀取及回覆訊息,或是透過電子郵件進行,根據群組類型及您的個人設定和權限而定。舉例來說,如果您的群組已設為協作收件匣或問答論壇,您可能會使用群組的網路論壇來讀取及回覆訊息。

  1. 找到您所需的群組,然後顯示群組的「主題」頁面。

    系統會在白色背景中以粗體文字顯示內含未讀訊息的主題。

  2. 按一下您要讀取的主題。系統會在畫面頂端顯示第一則訊息,接著顯示所有回覆。

  3. 在主題中任一訊息下方點選 張貼回覆,或是點選原始訊息的 [回覆] 欄位。

    您所回覆的訊息會決定回覆內容中要引用多少先前的對話內容。

  4. 在隨即出現的空格中輸入您的回覆。

  5. 按一下 張貼 將訊息傳送給群組成員。

回覆主題
2.4

發起新主題

您可以透過電子郵件或從論壇中自行發起主題,讓其他使用者回覆討論。

透過電子郵件

只要傳送電子郵件給群組成員,您的電子郵件主旨就會成為新主題的標題。

透過論壇

  1. 在群組的「主題」頁面左上方,按一下 新增主題新問題 (依群組類型而定)。

  2. 依照系統要求輸入您的「主旨」或「題目」。根據群組類型和您的群組權限不同,系統可能會顯示選擇訊息類型的選項,訊息類型包括:

    • 討論 ():建立一般討論主題。如果您點選 新增主題 後沒有看到任何其他選項,就表示您所發起的主題類型是討論。

    • 問題 ():在問答論壇中建立新問題。如果您點選 新問題 後沒有看到任何其他選項,就表示您所發起的主題類型是問題。

    • 公告 ():建立內含重要資訊的主題。所有群組成員都可以讀取公告,但在一般情況下只有群組擁有者或管理員可以建立公告。

  3. 輸入該主題的第一則訊息,然後點選 張貼,主題隨即會顯示在群組的主題清單中。

發起新主題
2.5

解決主題

您可以為問答論壇中的問題選取「最佳解答」,或將協作收件匣中的討論主題標示為「完成」,就能為特定類型的群組解決主題。只要開啟主題,然後在適合的訊息上點選 [標示為完成] 或 [標示為最佳解答] 即可。

解決主題
2.6

刪除特定主題中的訊息

如要刪除您所建立的訊息,請將訊息展開,然後按一下 (在 旁邊),接著選取 [刪除訊息]。檢視該主題的使用者會看到系統顯示訊息已刪除,但不會看到訊息的張貼者。

刪除特定主題中的訊息
3

建立群組

建立群組的方式相當簡單。當您確定要建立的群組類型之後,只要填寫一些基本資訊,就能開始建立群組。

本節將說明:

3.1

選擇您的群組類型

群組分為多種不同的類型,您可以根據所需用途建立任一類型的群組。最常使用的群組類型就是電子郵件清單、網路論壇、問答論壇和協作收件匣。

群組類型

說明

範例用途

群組類型

電子郵件清單

說明

電子郵件清單群組就是郵寄對象名單。您可以申請新的電子郵件地址,讓貴機構的使用者都能將郵件同時傳送給群組中的所有使用者。

範例用途

適合定期透過電子郵件分享資訊的小組使用。

群組類型

網路論壇

說明

您可以建立特定主題的群組,讓所有機構成員都能參與。

範例用途

為貴機構中擁有類似興趣、專業技術或職務功能的使用者建立線上社群。

群組類型

問答論壇

說明

產品專家和熟悉產品的客戶可幫您回答常見的產品問題,並在網路上標示最佳解答。系統會將回覆內容封存為知識庫,提供其他客戶參考。

範例用途

建立網路論壇,讓客戶可以針對您的產品或服務提問及回答問題。

群組類型

協作收件匣

說明

群組成員可以使用同一個電子郵件地址 (例如 support@.com) 接收及回覆電子郵件要求。你可將收到的郵件指派給群組成員、追蹤狀態、將訊息分類以便日後使用,還有更多功能待您發掘。

範例用途

適合透過電子郵件處理支援票證、銷售查詢或是處理同事/客戶其他要求的小組。

3.2

建立群組並設定基本權限

G Suite 帳戶使用者注意事項:如要在貴機構中搜尋或建立非公開的網路論壇,請前往「網上論壇」,然後依序點選 [我的群組] > [將機構檢視切換至 .com],再執行下列操作。

當您確定要建立的群組類型之後,即可開始建立群組。

  1. 在網上論壇的主畫面中,按一下 建立群組

  2. 在頁面上填寫資訊,例如群組名稱、群組電子郵件地址和群組類型。

  3. 在「基本權限」之下指派角色,藉此指定哪些使用者可以查看主題、張貼訊息及加入群組:

    • 成員:可在群組中張貼訊息。

    • 管理員:可在群組中張貼訊息,並可核准、新增或移除成員。

    • 擁有者:可以建立群組及新增成員。擁有者預設為群組的建立者,不過您也可以新增其他擁有者。

4. 按一下 建立

建立群組並設定基本權限
3.3

邀請成員

建立群組後,您可以透過邀請使用者加入群組或自行新增使用者這兩種方式新增成員。

注意:每位成員都必須擁有 G Suite 帳戶才能加入群組。

  1. 在「主題」頁面中,按一下 [管理]。

  2. 在「成員」之下,點選 [邀請成員] 邀請使用者加入,或是點選 [直接新增成員] 自行新增使用者。

  3. 輸入電子郵件地址。

  4. 撰寫邀請訊息。

  5. 點選 傳送邀請 來邀請新成員,或是點選 新增 將使用者直接新增為成員。

邀請成員
4

與小組成員協同合作

您可以使用單一電子郵件地址同時聯絡所有成員,無論是傳送電子郵件訊息、寄送日曆邀請還是與所有小組成員共用文件,都變得輕而易舉。以下說明將網上論壇與其他 G Suite 產品搭配使用的幾種最佳做法,協助您提升協作效率:

本節將說明:

4.1

傳送電子郵件給群組成員

Gmail「撰寫」視窗的 [收件者] 欄位中,輸入群組電子郵件地址;您無需逐一填入個別小組成員的電子郵件地址。

傳送電子郵件給群組成員
4.2

邀請群組成員參與日曆活動

進入日曆的活動詳細資料頁面,在 [邀請對象] 方塊中輸入群組的電子郵件地址。系統會在 [邀請對象] 方塊中顯示個別群組成員。

邀請群組成員參與日曆活動
4.3

共用 Google 文件、試算表、簡報和表單

如要與群組共用 Google 檔案 (例如線上文件、試算表或簡報),請開啟要共用的檔案,然後按一下 共用,接著輸入群組的電子郵件地址。

您日後加入群組的使用者也都可以存取這個文件。同樣地,如果您將成員從群組中移除,該使用者就再也無法存取任何您與群組共用的內容。

共用 Google 文件、試算表、簡報和表單
5

管理群組

您可能會同時屬於許多群組,甚至還有其他群組的存取權。但您無需為此費心,只要透過簡單的方式就能有效管理群組!

本節將說明:

5.1

將群組標記為收藏

如果您已加入多個群組,可以透過「我的收藏」功能存取您最常用的群組。如要將群組加入「我的收藏」,只要按一下群組的星號圖示即可。

注意:當您在左側導覽區域中點選 [星號標記] 後,系統會顯示已加上星號的主題和訊息,但不會顯示加上星號的群組。已加星號的群組會顯示在「我的收藏」之下。

將群組標記為收藏
5.2

查看及編輯成員設定

您加入的所有群組都會顯示在您個人的「我的群組」頁面中。如果您是某個群組的管理員或擁有者,系統會在該群組的名稱旁邊加上標示。

如果特定群組傳送的電子郵件數量過多,您可以選擇針對該群組收到的訊息每天接收一次訊息摘要,而不接收個別訊息的郵件。此外,您也可以選擇只在該群組的討論封存資料中讀取訊息,讓系統停止將訊息傳送到您的收件匣。

您可以透過簡單的步驟變更電子郵件偏好設定,甚至取消訂閱該群組的所有訊息。

  1. 前往「我的群組」頁面。

  2. 選取電子郵件訂閱選項。

  3. 按一下 離開這個群組 即可取消訂閱。

查看及編輯成員設定

後續步驟

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取得更多教學內容

您可以建立罐頭回應以便快速回覆常見問題、透過單一地址與多人共用內容、建立虛擬公佈欄,還有更多功能待您發掘。

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