使用試算表建立動態專案計劃

想快速分配工作、指派任務、追蹤到期日及接收專案的狀態更新資訊嗎?您可以透過 Google 試算表在共用的試算表中追蹤及更新專案狀態,並與小組成員透過協同合作完成專案工作。

使用試算表建立動態專案計劃
1

建立專案計劃

請先建立您的專案計劃,並填入您需要透過團隊成員掌握的所有資訊。

本節將說明:

1.1

建立專案試算表

如何建立專案試算表:

  1. Google 雲端硬碟中,依序點選 [新增] > [Google 試算表]。

  2. 按一下 [無標題試算表],然後為您的專案計劃輸入新標題。

  3. 新增欄標題。舉例來說,如果您要追蹤專案的各項工作,可以在其中加入工作負責人、到期日、狀態和註解的資料欄。

  4. 在工作表中新增內容,用來追蹤專案計劃。在您與他人共用工作表之後,其他使用者也可以在其中新增內容。

建立專案試算表
1.2

插入工作說明

如果您需要為欄標題或工作提供更多說明,可以加上說明備註。

  1. 選取您要新增備註的資料欄或儲存格。
  2. 依序選取 [插入] > [備註]。
  3. 輸入說明文字。
  4. 在備註之外任何一處按一下,即可關閉備註。
插入工作說明
1.3

限制選項

如果您想限制某個資料欄的選項,可以新增選項,供使用者從中選擇。舉例來說,您可以將 [狀態] 欄的選項限制為 [尚未開始]、[進行中] 或 [完成],讓您更容易依進度排序及追蹤進度。

  1. 選取您要新增選項的資料欄
  2. 依序按一下 [資料] > [驗證]。
  3. 在 [條件] 旁邊,選取 [項目清單]。
  4. 輸入選項,並以逗號分隔。
  5. 按一下 儲存
  6. (選擇性) 如要查看選項,請在該欄任一儲存格上點選箭頭。
限制選項
1.4

建立進度追蹤工具

您可以運用條件式格式設定規則,將專案工作進度整理得一目瞭然。舉例來說,您可以針對已完成的工作加上顏色,以便與尚未完成或進行中的工作清楚區分。

  1. 選取您要套用格式規則的資料欄。

  2. 依序選取 [格式] > [格式條件式設定]。

  3. 設定規則。在這個範例中,您要針對狀態為 [完成]、[尚未開始] 或 [進行中] 的工作加上不同的顏色。

    a 在「單色」分頁的「儲存格符合以下條件時套用指定格式] 之下,選取 [文字包含]。

    b 在 [文字包含] 之下的方塊中輸入 [完成]。

    c 在「格式設定樣式」之下,按一下清單,選擇為背景或文字設定顏色。

    d (選擇性) 按一下 文字填滿顏色,指定自訂文字或背景顏色。您可以視需要同時指定文字顏色和背景顏色。

    e (選擇性) 按一下 [新增其他規則],並依照上述步驟新增更多規則。舉例來說,您可以將狀態為 [尚未開始] 的工作設定為紅色背景,同時將狀態為 [進行中] 的工作設定為橘色背景。

    f 按一下 完成

建立進度追蹤工具
1.5

新增通知

您可以透過電子郵件通知隨時掌握專案的更新情形和狀態異動,系統會在專案計劃有所變更時通知您,並顯示執行變更的使用者、變更時間以及變更的內容。您也可以選擇接收通知的頻率。

  1. 在試算表中,依序選取 [工具] > [通知規則]。

  2. 選取您想收到通知的時間和頻率。

  3. 按一下 儲存

  4. 按一下 完成

新增通知
2

與小組成員協同合作

2.1

鎖定重要內容

如果您不想讓使用者編輯部分內容,可以為這類內容設定保護功能,將資料設為無法編輯或僅限特定使用者編輯。

  1. 選取您要設定保護功能的儲存格。

  2. 依序點選 [資料] > [受保護的工作表和範圍]。

  3. 按一下 設定權限

  4. 選擇下列其中一種做法:

    • 如要設定為僅限特定使用者進行變更,請選取 [限制可編輯這個範圍的人選],然後選取可以編輯儲存格的使用者。
    • 如要在使用者試圖變更內容時顯示警告提示,請選取 [編輯這個範圍時顯示警告]。
  5. 按一下 完成

鎖定重要內容
2.2

為小組建立 Google 群組

只要設定 Google 網上論壇電子郵件清單,您就可以透過單一電子郵件地址向小組成員傳送電子郵件。

每當您在群組中新增成員時,這些使用者就會自動取得您先前與群組所共用內容的存取權。同樣地,如果您將人員從群組中移除,該使用者就再也無法存取任何您與群組共用的內容。

  1. 網上論壇中,按一下 建立群組

  2. 輸入群組名稱和群組電子郵件地址。

  3. 在群組類型中選取 [電子郵件清單]。

  4. 為使用者指派角色,藉此指定哪些使用者可以查看主題、張貼訊息及加入群組:

    • 成員:可在群組中張貼訊息。
    • 管理員:可在群組中張貼訊息,並可核准、新增或移除成員。
    • 擁有者:可新增成員。擁有者預設為群組的建立者,不過您也可以新增其他擁有者。
  5. 按一下 建立

  6. 按一下 [邀請他人加入群組]。

  7. 輸入邀請群組對象的電子郵件地址。

  8. 按一下 傳送邀請

為小組建立 Google 群組
2.3

與小組成員共用試算表

接下來,您就可以與小組成員 (或是您為小組建立的群組) 共用專案計劃。

如何將您所擁有或可編輯的檔案與他人共用:

  1. 開啟您要共用的檔案。

  2. 按一下 共用

  3. 輸入個別的電子郵件地址 (或是您專案小組的 Google 群組地址)。

  4. 選擇您要授予使用者的存取權限:

    • 可以編輯:協作者可以新增及編輯內容,或是新增註解。如果您想讓小組成員自行更新專案計劃,請選擇這個選項。
    • 可以註解:協作者可以新增註解,但無法編輯內容。
    • 可以檢視:使用者可以檢視檔案,但無法編輯或新增註解。
  5. (選擇性) 新增備註,提供專案計劃的說明。

  6. 按一下 傳送

您的共用對象都會收到一封電子郵件,裡面包含檔案連結。如果您將編輯權限授予小組成員,對方可進行下列操作:

  • 新增或更新內容,例如工作項目、擁有者和到期日。
  • 使用篩選功能查看自己感興趣的內容。
  • 插入要給特定使用者的註解。
  • 更新工作狀態。
  • 為工作加上說明備註。
與小組成員共用試算表
2.4

使用篩選功能管理資訊

想直接查看指派給您或在特定日期截止的工作項目嗎?建議您建立篩選器檢視畫面,將篩選器檢視畫面儲存起來以備日後使用,或是將篩選器檢視畫面的連結透過電子郵件傳送給小組成員,讓對方能將注意力著重在您所需的內容。

  1. 依序選取 [資料] > [篩選器檢視畫面] > [建立新的篩選器檢視畫面]。
  2. 在畫面頂端的 [名稱] 旁邊按一下,然後輸入篩選器檢視畫面的名稱。
  3. 按一下欄標題中的箭頭,然後選取選項,即可為資料進行排序及篩選。
  4. (選擇性) 如要透過電子郵件傳送篩選器檢視畫面的連結,請複製網址,然後貼到電子郵件中。
  5. 在右上角按一下 [X],即可關閉篩選器檢視畫面。系統會自動儲存您的篩選器檢視畫面。
使用篩選功能管理資訊
2.5

新增註解和針對性意見

如果您想針對特定工作提供意見、提出問題,或是需要指派工作給特定使用者,可以在試算表中新增註解。

  1. 選取您要新增註解的儲存格。

  2. 按一下 在文件中插入註解

  3. (選擇性) 如要指定註解的接收對象,請在註解文字中輸入加號 (+),並在後面接著輸入對方的電子郵件地址。您所指定的對象會收到一封電子郵件,內含您的註解內容和檔案連結。

  4. 在方塊中輸入註解。

  5. 按一下 註解

新增註解和針對性意見
3

發掘 G Suite 的更多功能

將 G Suite 的各項產品搭配使用,更能展現 G Suite 的強大功能。您可以運用以下幾種主要方式提高效率,並提升專案計劃的協作成效。

本節將說明:

3.1

將專案計劃設為小組會議的附件

您可以在 Google 日曆的會議邀請中附加專案計劃,確保所有使用者在開會前都能取得專案計劃的最新版本。無論小組成員是在開會現場還是透過遠端連線參與會議,都能即時存取及更新專案計劃。您還可以利用會議開始的前幾分鐘向每位成員詢問最新情形,並根據對方提供的資訊更新專案計劃。

如何將專案計劃附加到日曆邀請:

  1. 日曆中找到您的活動,並在活動上按兩下。

  2. 按一下 [新增附件]。

  3. 選擇專案計劃試算表,然後按一下 選取

  4. 按一下 儲存

將專案計劃設為小組會議的附件
3.2

在視訊通話中呈現專案計劃

您可以在小組會議中展示專案計劃,讓包括遠端與會者在內的所有成員都能同步掌握議題。

如何展示專案計劃:

  1. 雲端硬碟中開啟專案計劃。

  2. 在 Hangout 中,按一下 分享 Hangouts 螢幕畫面

  3. 選擇顯示專案計劃的視窗,與其他使用者分享螢幕畫面。

設定完成後,使用者就能在您進行簡報時同步查看您的試算表內容,並進行更新。您可以隨時停止分享自己的螢幕畫面,只要按一下 分享 Hangouts 螢幕畫面 即可。

在視訊通話中呈現專案計劃
3.3

在小組協作平台上嵌入專案計劃

您可以在小組網站上分享專案計劃的主要複本,試算表中的更新內容都會自動顯示在網站上。

如何將專案計劃嵌入小組網站:

  1. Google 協作平台中,開啟您要嵌入試算表的網站頁面。

  2. 按一下頁面頂端的 編輯協作平台

  3. 依序點選 [插入] > [雲端硬碟],然後選取 [試算表]。

  4. 選擇您的專案計劃,然後按一下 選取

  5. 按一下 儲存

  6. 在頁面頂端按一下 儲存

在小組網站上嵌入專案計劃
3.4

隨時隨地存取檔案及編輯內容

即使人不在辦公室,您也能透過手機或平板電腦檢視及編輯專案計劃。只要下載「試算表」應用程式,就能將您所做的任何變更自動同步到線上版和您的其他裝置,讓您的試算表在所有裝置上保持同步。

使用 Android 裝置:

  1. 輕觸「Google Play」圖示。
  2. 尋找並安裝「Google 試算表」應用程式。

使用 iOS 裝置:

  1. 輕觸「App Store」圖示。
  2. 尋找並安裝「Google 試算表」應用程式。
隨時隨地存取檔案及編輯內容

後續步驟

立即試用

您可以直接利用這個專案計劃範本體驗試算表的功能。

開啟試算表範本

取得更多教學內容

試算表可提供更多提升協作效率的方法,例如在未安裝 Office 的環境中編輯 Microsoft® Excel® 試算表、切換成試算表的較舊版本、離線存取資料內容,還有更多功能待您發掘。

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