試算表提供哪些功能?

管理工作清單、建立專案計劃、使用圖表和篩選器分析資料等,還有更多功能待您發掘。

Google 試算表可讓您直接透過瀏覽器製作及編輯試算表,無需安裝特殊軟體。更棒的是,Google 試算表能讓多人同時編輯一份檔案,您可以即時查看其他使用者變更的內容,而且系統會自動儲存所有變更。

事前準備:

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Google 試算表
1

建立或匯入

您必須先建立一份試算表,才能開始使用相關功能。

本節將說明:

1.1

建立新的試算表

透過試算表首頁:按一下

建立新的試算表

透過 Google 雲端硬碟:依序點選 [新增] > [Google 試算表]。

新增 Google 試算表
1.2

匯入現有的試算表並轉換成 Google 試算表

如果您已在其他程式中建立試算表,可以透過簡單的步驟匯入檔案並轉換成 Google 試算表。

  1. 前往雲端硬碟

  2. 依序點選 [新增] > [檔案上傳],然後選擇您電腦上的現有試算表。支援的檔案格式包括 .xls、.xlsx、.xlt、.ods、.csv、.tsv、.txt 和 .tab。

  3. 在您要轉換的試算表上按一下滑鼠右鍵。

  4. 選取 [選擇開啟工具],然後選擇 [Google 試算表]。

當您將其他程式中的試算表轉換到 Google 試算表時,系統會以 Google 試算表格式為原始檔案建立複本。完成後,您就可以像使用其他 Google 試算表檔案一樣,在瀏覽器中直接編輯您的試算表。

您的檔案是 Excel 試算表嗎?

如果您已將 Microsoft® Excel® 試算表儲存在雲端硬碟,您也可以在「不」轉換成 Google 試算表的情況下直接更新內容:

匯入現有的試算表並進行轉換
2

新增內容

開啟試算表後,您就可以開始編輯內容。試算表會自動儲存您所做的所有變更。

本節將說明:

2.1

輸入及編輯資料


  1. 重新命名試算表:按一下 [無標題試算表],然後輸入新名稱。
  2. 輸入文字或資料:點選儲存格,然後輸入內容。
  3. 插入其他項目:按一下 [插入] 選單,即可新增附註、函式、圖表、圖片、繪圖等多種項目。
輸入及編輯資料
2.2

自訂格式和字型

使用選單和工具列,為試算表中選取的儲存格設定格式。

復原或重做您最新的變更。

複製特定部分文字的格式,並套用到其他部分。

為資料設定格式,例如貨幣、百分比、日期、時間、純文字或其他選項。

Arial10

變更字型或字型大小。

加上粗體、斜體、底線和字型顏色格式。

新增或編輯儲存格框線。

合併儲存格。

選擇文字對齊方式。

插入連結、註解或圖表。

篩選資料。

新增函式。

2.3

使用資料列和資料欄


  1. 新增資料欄和資料列:選取儲存格,然後在選單列中按一下 [插入],接著選取您要在儲存格周圍的哪個位置新增資料列或資料欄。
  2. 刪除或隱藏資料列和資料欄:在列標頭的數字或欄標頭的字母上按一下滑鼠右鍵,然後選取 [刪除] 或 [隱藏]。
  3. 移動資料列和資料欄:點選列標頭的數字或欄標頭的字母選取整列或整欄,然後將欄或列移動到新位置。
  4. 凍結標題列和標題欄:當您凍結資料列和資料欄時,系統就會將部分資料固定在特定位置,方便您瀏覽試算表的其他部分。請在選單列中按一下 [檢視],然後在「凍結」之下選擇所需選項。
移動資料列和資料欄
2.4

使用多份工作表

新增工作表:在試算表底部按一下 試算表加號 即可新增工作表。

刪除或複製工作表:開啟工作表,並在試算表底部的工作表分頁上點選 ,然後選取 [刪除] 和 [複製]。

多份工作表
3

共用及協作

如要與小組成員或公司以外的人在同一份試算表中作業,只要與對方共用試算表即可。使用者可以同時編輯檔案,您也可以即時查看變更的內容。

本節將說明:

3.1

與小組成員共用

如何將您所擁有或可編輯的檔案與他人共用

  1. 開啟您要共用的檔案。

  2. 按一下 共用

  3. 輸入您要共用的使用者電子郵件地址或 Google 群組。

  4. 選擇您要授予使用者的存取權限:

    • 可以編輯:協作者可以新增及編輯內容,或是新增註解。

    • 可以註解:協作者可以新增註解,但無法編輯內容。

    • 可以檢視:使用者可以檢視檔案,但無法編輯或新增註解。

  5. 按一下 傳送

您的共用對象都會收到一封電子郵件,裡面包含您的試算表連結。

與小組成員共用
3.2

新增註解和回覆

如果使用者無法配合即時協作的時間,可以提出意見和問題,留待其他小組成員參考。

  1. 選取儲存格。

  2. 在工具列中按一下

  3. 新增附註,然後按一下 註解

如果註解內容需要特別讓某位協作者看到,請輸入「+」,並在後面加上對方的電子郵件地址。您所指定的對象會收到一封電子郵件,內含您的註解內容和試算表連結。對方可以回覆您的註解,在回覆中提供問題的解答或是發起討論。

將註解中的內容處理完畢之後,請按一下 標為已解決

新增註解和回覆
4

列印及下載

如果您需要將試算表列印成書面資料、轉換為其他格式或建立試算表複本,Google 試算表也提供了相關功能。

本節將說明:

4.1

列印試算表

如要列印文件,請依序點選 [檔案] > [列印],或是點選

您可以選擇您需要列印的工作表、要納入的項目,以及所需的版面配置。

列印試算表
4.2

下載其他格式的版本

如要下載試算表並使用其他程式開啟,請依序點選 [檔案] > [下載格式],然後選擇下列任一格式:

  • Microsoft Excel (.xlsx)
  • OpenDocument 格式 (.odt)
  • Adobe® PDF 文件 (.pdf)
  • 逗號分隔值 (.csv)
  • 定位點分隔值 (.tsv)
  • 網頁 (.zip)
下載其他格式的版本
4.3

在試算表中建立複本

您可以透過複製試算表輕鬆建立範本。舉例來說,如果您要撰寫多份專案計劃,只要為一份計劃建立複本,接著根據新專案的需求分別修改複本內容,就無需重新設定試算表格式。

如要建立試算表複本,請依序點選 [檔案] > [建立複本]。您可以重新命名複本,並且選擇與相同的協作者共用。

在 Google 試算表中建立複本
4.4

將複本以電子郵件附件的形式寄出

如果您需要使用原有的程式或格式 (例如 Excel 或 PDF) 與他人協作文件,可以將文件以電子郵件附件的形式寄給對方。

  1. 依序點選 [檔案] > [以電子郵件附件傳送]。

  2. 選取格式。

  3. 輸入您要傳送複本的使用者或群組的電子郵件地址。

  4. (選擇性) 輸入郵件內容。

  5. 按一下 傳送

注意:這項功能是用來傳送試算表的複本,並非共用原始檔案,因此無法使用試算表的協作工具。

將複本以電子郵件附件的形式寄出

後續步驟

立即試用

您可以直接利用這個專案計劃範本體驗試算表的功能。

開啟試算表範本

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