新版協作平台提供哪些功能?

您無需網頁設計人員、程式設計人員或 IT 人員的協助,就能輕鬆打造內部專案中心、小組網站、對外公開網站,還有更多豐富功能。

新版 Google 協作平台可協助您輕鬆架設網站,只要將網站內容拖曳到所需位置就可以了。您可以建立單一平台,匯集所有重要資訊 (包括影片、圖片、日曆、簡報、文件、資料夾和文字),並透過快速安全的方式與整個機構共用,或是公開給所有使用者瀏覽。

事前準備:

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10 分鐘

注意:您使用電腦和行動裝置時,可以透過大部分的瀏覽器查看新版協作平台。不過,目前您只能在電腦上使用 Chrome 或 Mozilla ® Firefox® 瀏覽器編輯新版協作平台的內容。

1

建立協作平台

1.1

建立協作平台

執行下列其中一項操作:

注意:所有協作平台檔案都會儲存在雲端硬碟中。如要進一步瞭解如何使用雲端硬碟整理檔案,請參閱開始使用雲端硬碟

新增協作平台
1.2

為您的協作平台命名

您建立新的協作平台時,檔案會新增到雲端硬碟中,就和其他雲端硬碟檔案一樣。協作平台會自動儲存您所做的每一個變更,但在您發佈協作平台前不會對外公開。

為協作平台的不同部分命名:

  1. 協作平台文件名稱:輸入專屬名稱,方便您追蹤協作平台狀態。協作平台文件名稱只有您看得到。
  2. 協作平台名稱:您發佈協作平台後,系統會在標頭、網頁版或行動版視窗標題列中顯示您的協作平台名稱。網站中必須設有 2 個以上的網頁,系統才會顯示協作平台名稱。
  3. 頁面標題:協作平台中的每個頁面都必須設有標題,標題會顯示在頁面頂端。頁面標題也會顯示在導覽選單中。
為協作平台命名
1.3

選取背景圖片、標頭類型和主題

選擇協作平台外觀。每款主題都具備預設的背景、配色和字型選項。您可以日後再調整字型、顏色和背景,也可以在建立協作平台後隨時變更主題。如要進行任何變更,請按一下「復原」圖示 或「重做」圖示

  1. 更換背景圖片:
    1. 前往並開啟協作平台
    2. 將滑鼠游標移至背景圖片,然後按一下
      「變更圖片」圖示
    3. 從 [圖片庫] 中選取所需圖片,或者選擇其他圖片並上傳。
    4. 按一下 選取
    5. (選用) 如要改回原本的背景圖片,請按一下「重設」圖示
  2. 變更標頭類型:
    1. 將滑鼠游標移至背景圖片,然後按一下「標頭類型」圖示 協作平台標頭
    2. 選擇下列其中一個選項:
      • 大型橫幅
      • 橫幅
      • 只有標題
  3. 變更主題和字型樣式:
    1. 按一下右上角的 [主題]。
    2. 選取所需的主題選項,並選擇顏色。
    3. 按一下 [字型樣式] 並選取所需樣式。
選取背景和主題
1.4

新增、重新排列及建立巢狀結構頁面

您可以新增頁面,以便增添更多內容。如要將相關的資訊歸納在一起,您可以利用巢狀結構分層處理各個頁面。以巢狀結構處理的頁面,會以副主題的形式顯示在其他頁面中。

  1. 新增頁面:
    1. 在右上角依序按一下 [頁面] >「新增頁面」圖示 新增協作平台頁面
    2. 為頁面命名後,按一下 [完成]。
  2. 重新排序頁面或以巢狀結構處理:
    1. 按一下 [頁面]。
    2. 在清單中向上/向下拖曳頁面即可重新排序。
    3. 將頁面拖曳到另一個頁面的頂端,就可以建立巢狀結構。
    4. (選用) 如要取消建立巢狀結構,請將頁面拖曳到清單底部。
    注意:您只能套用單一網頁層級,且設為首頁的頁面無法以巢狀結構來處理。
  3. 選擇頁面選項:
    在「頁面」之下選取所需頁面,然後按一下該頁面旁邊的「更多」圖示 即可進行下列操作:
    • 將頁面設為首頁。
    • 重新命名頁面。
    • 將頁面自協作平台中移除。不過,您無法移除設為首頁的頁面。
新增、重新排列、建立巢狀結構頁面
1.5

設定協作平台導覽

訪客造訪您的協作平台時,可以利用導覽選單快速前往各個頁面。導覽選單預設顯示在協作平台頂端,按一下右上角的首頁即可查看。

您也可以視需求將導覽選單移至左側,但您的協作平台必須設有 1 個以上的頁面才能變更導覽選單的顯示位置。

變更導覽選單的顯示位置。

  1. 將滑鼠游標移至協作平台名稱,然後按一下「導覽設定」圖示
  2. 選擇導覽選單的顯示位置。
  3. 如要查看左側選單,請按一下「選單」圖示
  4. (選用) 如要在導覽選單中移動頁面,請參閱新增、重新排列及建立巢狀結構頁面一節。
設定協作平台導覽
2

更新及打造個人化的協作平台

接下來,我們將說明如何透過圖片和互動式內容,為您的網站加入個人化設計。

在這個部分中,您會學到以下內容:

2.1

新增內容

增添協作平台內容:

  1. 在右側選取要新增內容的頁面。
  2. 按一下 [插入]。您也可以在要新增內容的頁面上按兩下。
  3. 選擇您要新增的內容:
  1. 文字方塊:新增標題和文字。
  2. 嵌入網址:新增相片、設計和其他圖片。
  3. 圖片:直接新增網路內容,例如音樂和影片。
  4. 上傳:上傳裝置中的相片、影片、PDF 或其他文件。
  5. Google 雲端硬碟:嵌入任何儲存在雲端硬碟中的檔案 (選取 [插入雲端硬碟檔案]) 或資料夾的內容 (選取 [雲端硬碟資料夾])。如果您雲端硬碟中的檔案有所異動,變更的內容也會自動顯示在協作平台中。
  6. Google 嵌入項目:新增 YouTube 影片 (例如產品預告影片或公司廣告)、日曆 (例如小組或活動日曆) 和地圖 (例如辦公室位置、活動交通路線或自訂地圖)。
  7. Google 文件:為您的協作平台加入任何文件、簡報、試算表、表單或圖表。您在來源檔案中所做的任何內容變更,也會自動更新到協作平台中。
插入協作平台內容
2.2

編輯文字和頁面

如要編輯文字或頁面標題,只要點選方塊並輸入所需內容即可。您也可以在文字方塊上方的工具列中選取其他選項。

編輯選項

標題

標題

選取預設標題。選取 [一般文字] 可顯示其他的格式設定選項。

變更文字對齊方式。

針對選取的文字插入連結。

一般文字

選取文字,並且加上粗體或斜體。

新增編號清單或項目符號清單。

存取其他選項。

使用程式碼文字樣式。

選取文字並加上刪除線。

選取文字並移除所有格式設定。

編輯區段:
將滑鼠游標移至要變更的區段。

  • 如何變更每個區段的背景:按一下「樣式」圖示 ,然後選取所需樣式。您也可以選取「圖片」圖示 來新增背景圖片。
  • 如何移除區段:您插入新內容時,系統會將這類內容新增到新的區段或現有的區段中。如要將該區段向上/向下移動,請按一下「移動區段」圖示 移動協作平台區段,然後將區段拖曳到所需位置。
2.3

編輯圖片

調整圖片大小:
拖曳圖片的側邊或角落。按住 Shift 鍵可維持圖片比例。

移動圖片:
點選圖片上任一處,然後將圖片拖曳到區段中的其他位置,或者移動到新區段。凡是醒目顯示的區域都可供您放置圖片。

注意:文字方塊目前無法置入圖片。

裁剪圖片:

  1. 選取圖片後再選取「裁剪」圖示
  2. 如要放大或縮小圖片,請滑動側邊上的點。
  3. 如要變更顯示的區域,請拖曳圖片。
  4. 按一下「完成」圖示
  5. 如要取消裁剪圖片,請按一下「取消裁剪」圖示

更換圖片:

  1. 選取圖片。
  2. 依序按一下「更多」圖示 > [取代圖片]。
  3. 選擇新的圖片檔案,然後按一下 [選取]。

新增圖片替代文字:
使用者將滑鼠游標移至協作平台中的圖片時,系統會顯示替代文字。

  1. 選取圖片並按一下「更多」圖示
  2. 選取 [新增替代文字] 並輸入說明。
  3. 按一下 [套用]。
編輯圖片
2.4

移動內容及調整大小

系統會將您插入的內容新增為畫布格線上的「圖塊」。圖塊會與格線對齊,因此無論是要移動、對齊還是編輯圖塊都相當簡便。

移動協作平台內容:

  1. 將滑鼠游標移至您要移動的內容,直到系統顯示「移動」圖示
  2. 將內容拖曳至醒目顯示的區域。

調整協作平台內容大小:

  1. 選取您要調整大小的內容。
  2. 拖曳藍色的圓圈即可調整大小。
移動內容
3

共用及協作

現在協作平台自訂作業已經完成,您可以與機構中的使用者共用協作平台,合作處理其中的內容了。

在這個部分中,您會學到以下內容:

3.1

在協作平台上共用內容及協同合作

共用協作平台:

  1. 選擇下列其中一個選項:

    • 如要透過 Google 協作平台共用協作平台,請按一下「新增編輯者」圖示
    • 如要透過雲端硬碟共用協作平台,請在雲端硬碟中選取協作平台檔案,然後按一下「新增編輯者」圖示
  2. 選擇協作平台的共用對象:

    • 如何設定機構內部的權限:在「哪些使用者可以編輯」之下點選 [變更],選取所需的共用選項後再點選 儲存。完成後,您就可以複製協作平台連結並貼到電子郵件或即時通訊訊息中。
    • 如何設定個別使用者的權限:在 [邀請別人] 方塊中,輸入協作平台共用對象的機構使用者名稱或電子郵件地址,然後依序按一下 傳送 > 完成
  3. 變更使用者權限:

    • 如要授予權限,請按一下使用者名稱旁邊的向下箭頭 ,然後選取權限等級。
    • 如要移除權限,請按一下使用者名稱旁邊的向下箭頭 ,然後按一下「移除」圖示
  4. (選用) 如要禁止編輯者發佈、變更協作平台存取權限或新增使用者,請按一下「禁止編輯者變更存取權及新增共用對象」旁邊的方塊。

    • 依序按一下 儲存變更 > 完成

注意:協作平台發佈後,(旁邊的向下箭頭)您可以點選 發佈,並選取 [瀏覽已發佈的網站] 來共用協作平台,只要將協作平台網址傳送給您要共用的對象即可。

共用內容
4

預覽及發佈協作平台

在發佈新的協作平台前,您可以先預覽顯示情形。準備就緒後,您就可以選擇僅在機構內部發佈協作平台,或者公開給所有使用者。

在這個部分中,您會學到以下內容:

4.1

預覽協作平台

透過行動裝置查看協作平台時,系統會自動配合螢幕大小來調整顯示內容。您可以預覽協作平台在各種裝置上的顯示情形。

預覽協作平台:

  1. 按一下「預覽」圖示
  2. 如要查看協作平台在各裝置上的顯示情形,請選擇下列其中一個選項:
    • 手機
    • 平板電腦
    • 大螢幕
  3. 按一下「關閉」圖示 即可關閉預覽畫面。
預覽協作平台
4.2

首次發佈協作平台

首次發佈協作平台時,您必須在協作平台網址中加上協作平台名稱,才能產生完整的網址。協作平台名稱中只能使用字母、數字和連字號。網址開頭則包含貴機構的網域,這部分無法變更。

首次發佈協作平台:

  1. 按一下 發佈
  2. 在網址末端加上名稱。請避免使用某些字詞 (例如支援和管理)。
  3. 在「誰可以造訪我的網站」之下,選擇您要授予瀏覽權限的對象:
    • 網域中的任何使用者
    • 網路上的所有人
  4. (選用) 如要將您的協作平台納入搜尋結果中,請勾選 [允許我的網站顯示在搜尋結果中] 這個方塊。即使您未使用這個選項,部分搜尋引擎仍有可能找到您的協作平台。
  5. 按一下 發佈。造訪您的協作平台網址,確保協作平台發佈後沒有發生任何錯誤。

變更已發佈協作平台的瀏覽權限:

  1. 發佈 旁邊,依序按一下向下箭頭 > [發佈設定]。
  2. 在「誰可以造訪我的網站」之下,選擇您要授予瀏覽權限的對象:
    • 網域中的任何使用者
    • 網路上的所有人
  3. 按一下 儲存

注意:您可以繼續編輯已發佈的協作平台。不過,您必須重新發佈協作平台才能看到您所做的變更。

發佈協作平台
4.3

變更協作平台網址

您隨時可以變更協作平台的網址。不過網址變更後,導向舊網址的書籤也會失效。

變更協作平台網址:

  1. 發佈 旁邊,依序按一下向下箭頭 > [發佈設定]。
  2. 輸入新網址。
  3. 按一下 儲存
發佈設定
4.4

取消發佈協作平台

如果您不想再於線上公開協作平台,可以取消發佈。您仍然可以存取及更新協作平台內容,也可以隨時使用相同或不同的網址重新發佈協作平台。當使用者嘗試造訪已取消發佈的協作平台時,系統會顯示錯誤訊息。

取消發佈協作平台:

依序按一下 發佈 旁邊的向下箭頭 > [取消發佈]。

取消發佈協作平台

後續步驟

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您可以建立小組協作平台、嵌入檔案、新增 Google Analytics (分析),還有更多功能待您發掘。

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