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處理經理的電子郵件和行事曆

無論您是專職助理或只是支援經理一週的時間,您都可以代為撰寫及回覆 Gmail 郵件,或者安排及協調日曆活動。

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管理小組活動、差旅規劃等

需要為同事管理各項差旅或活動計劃嗎?您可以建立並傳送使用表單製作的調查問卷,蒐集航班和飯店資訊或找出每個人都有空的活動日期,隨後再建立一份網上論壇郵寄清單,把重要的更新資訊提供給差旅中的同事或其他活動參與者。

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利用篩選器自動整理收件匣

您可以建立篩選器,讓系統自動為您刪除郵件、為郵件加上星號或轉寄郵件,以及針對剛收到的相關郵件套用適合的標籤。舉例來說,經理的收件匣中可能充斥著各種不相關的郵件 (例如接受/拒絕活動邀請)。設定篩選器後,Gmail 就會自動封存這些郵件,讓上司的收件匣井然有序,進而能夠將重心放在最重要的郵件上。

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輕鬆取消傳送郵件

電子郵件內容有錯字?忘了加入收件者?想收回寄出的郵件?只要啟用 Gmail 的「取消傳送」功能,即可在郵件剛送出的 30 秒內及時回收。

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追蹤多個時區

如果您的工作夥伴遍佈世界各地,您就必須確實掌握對方所在時區的工作時間。您也必須確保自己的上司和同事不會因為差旅造成的時差問題而錯失重要的會議或活動。只要在日曆中加入世界時鐘,就可以迅速得知其他國家/地區的時間。

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使用預先撰寫好的回覆內容省下更多時間

您總是在反覆撰寫同樣的信件內容,希望能夠以簡便的方式複製重要訊息嗎 (例如前往辦公室的交通路線,或者如何設定及參與視訊會議等等)?Gmail 的罐頭回應功能可讓您省下回覆的時間,每當您代經理傳送電子郵件給新客戶時,都可使用同樣的罐頭回應,如此一來就不用反覆輸入相同的資訊。

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輕鬆管理多個簽名檔

需要使用多個不同的電子郵件簽名檔,以便在公司內或在外部使用嗎?Gmail 可讓您利用各種罐頭回應來建立不同的簽名檔,輕鬆管理多個簽名。您下次撰寫郵件時,只要選擇其中包含您想使用的簽名的罐頭回應即可。

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追蹤待辦事項清單上的重要工作

Gmail日曆可讓您井然有序地進行各項工作,並且排定其中的優先順序。您可以輕鬆將電子郵件的內容轉換為各項工作並且設定到期日,自動顯示在自己的日曆中。

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使用Hangouts保持聯繫

上司不在辦公室,但您急需與對方聯絡嗎?只要使用 Hangouts,就能夠隨時隨地透過任何裝置進行即時通訊,以及安排臨時視訊會議。

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在 Gmail 中輕輕一點即可套用常用的搜尋條件

您經常執行相同的搜尋動作來尋找特定 Gmail 郵件,例如與近期活動相關的所有電子郵件,或者由上司寄出的所有電子郵件嗎?Gmail 的「快速連結」研究室功能可儲存搜尋條件,讓您按一下滑鼠就能搜尋相同的內容,既快速又省事。

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利用活動附件讓所有人完成會議準備

您可以為上司和小組成員提供相關檔案,讓他們能夠在會議開始前先行檢視,做好萬全準備。您在寄送日曆邀請時,可以附上文件、試算表、簡報、待辦事項等相關檔案,藉此讓每位小組成員得以準備就緒,提出自己的想法。附上待辦事項、附註或簡報投影片,有助於您的上司和小組成員在會議前掌握最新資訊。如此一來,每個人都能夠在會議前詳閱相關檔案,讓自己有所準備。

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利用小組公告讓大家隨時掌握最新情況

想要將經理所交待的重要公告傳達給整個小組,或者公告公司活動嗎?您可以為小組建立網上論壇郵寄清單,然後在 Gmail日曆中利用群組電子郵件地址通知同事時間表異動或其他重要資訊。

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使用協作平台追蹤設備申請紀錄

想找出更有效率的方式來協調設備申請狀況嗎?您可以讓小組成員利用表單填寫服務申請 (例如餐飲或維修),然後架設協作平台網站,將表單嵌入其中。如此一來員工在提出設備申請時就有專門的管道,而且能夠隨時隨地存取,不受裝置限制。而有人提交表單時,系統會將回應記錄在試算表中。您甚至可以設定在收到新回應時自動收到電子郵件通知,如此一來設備小組就能夠儘速處理要求。

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每日待辦事項寄到經理的收件匣

您可以為上司傳送每日待辦事項,讓對方掌握早上的首要事項,協助上司將一切事務處理妥當。您也可以為經理提供每日行程表,讓他們掌握近期的重要活動與會議。

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隨時透過任何裝置存取檔案

人不在辦公室也沒有電子郵件可用,但需要為上司存取重要檔案嗎?只要將檔案儲存在雲端硬碟中,您就可以隨時透過任何裝置存取、共用及編輯檔案。

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追蹤雲端硬碟的檔案和資料夾更新情形

想要查看文件異動與更新情形嗎?只要將工作用的檔案和資料夾儲存在雲端硬碟中,就能立即與上司和同事共用。有人加上了意見回饋及核准內容時,雲端硬碟會顯示哪個檔案出現異動,因此每個人都可同步掌握相關資訊。

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與同事輕鬆協作文件

需要經理或小組成員對重要文件提供意見嗎?想要馬上與審核檔案的人進行即時通訊,而不用透過電子郵件來來回回嗎?您可以使用文件試算表簡報表單繪圖建立文件並且與所有人共用,同時進行即時通訊。

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利用小組日曆協調時間表和空檔

對大型團隊來說,要安排每個人都有空的時間並不容易。有了日曆,您可以比對團隊成員日曆,查看每個人共同的空檔。您甚至可以建立多個小組日曆,用於追蹤會議、培訓課程、假期安排等等。而得知大家有空的時間後,自然就能夠輕鬆安排小組會議或活動。

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建立鍵盤快速鍵

想要工作省時有效率嗎?只要使用 Gmail 的鍵盤快速鍵,就能夠事半功倍。

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迅速找出文件中的變更

與上司和同事協作文件時,可能很難弄清楚誰在什麼時間對檔案做了哪些變更。不過,只要透過文件的版本修訂紀錄,您就能全面掌握文件的更新脈絡。如果您偏好先前的版本,可以隨時還原為任一舊版本。

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