1

透過範本快速完成文件設定

只要使用「文件」中的範本就能節省時間並避免錯誤。您可以選擇使用現有的提案範本或建立自己的範本,還能與小組成員共用範本。任何人對原始範本做出的變更都會自動更新。

2

直接在提案中搜尋及新增內容

需要搜尋提案內容或引用資料來源嗎?只要使用內建的「探索」工具就可以快速查詢文獻資料和其他資源,完全不必離開提案編輯畫面。您還可以接著篩選搜尋結果,找出特定的資料類型 (例如圖片或雲端硬碟檔案)。

3

為文件添加視覺效果

如要製作複雜的提案,建議您加入圖片,藉此清楚呈現您要說明的資訊。您完全不需要使用其他軟體或離開文件編輯畫面,就可以直接在「文件」中新增及編輯圖片。

4

隨時隨地編輯提案內容

您可以在手機或平板電腦上使用「文件」應用程式編輯提案內容。無論您是在前往機場的路上或是正在拜訪客戶,即使不在辦公桌前也可以輕鬆更新提案內容。您所做的任何變更都會自動同步到您的所有裝置,讓您隨時存取最新內容。更棒的是,如果您無暇手動輸入,只要使用語音就能快速輸入頁面內容。

5

製作簡單易讀的提案

「文件」可自動為您建立大綱,讓您的文件井然有序。如要讓文件架構更加清楚明瞭,還可加上標題樣式、項目符號清單和其他內容。這樣一來,讀者就能輕鬆瞭解提案概要,並快速跳至想要閱讀的部分。

6

集中保留草稿

過去您可能會為檔案儲存多份草稿,以備查閱或替換版本之用。但現在,「文件」會將所有草稿儲存在單一檔案中,方便您查閱或透過修訂版本紀錄功能將檔案還原至先前版本。如此一來,即使大幅修改檔案也不必擔心;如果您改變心意,隨時可以切換回先前的版本!

7

即時協作提案

想在製作提案時徵詢其他小組的意見嗎?您可以在「文件」中製作提案草稿,並列舉主要目標和專案里程碑,然後與小組成員共用這份提案,讓所有成員可以同時建立提案內容、即時查看編輯狀態以及提供意見。

8

更快追蹤經過變更的文件內容

多人協作同一份文件時,您可能會想查看自您上次編輯以後有哪些內容經過變更。「文件」可讓您立即查看經過變更的內容、執行變更的使用者以及變更時間。如要將文件還原至先前的版本,可以使用修訂版本紀錄功能。

9

設定機密性提案的到期日

如要將提案寄給外部的客戶或機構,您可能需要在專案完成後限制提案的存取權。這時您可以為這些檔案設定到期日,使用者在專案結束後將無法查看這些檔案。

10

在小組網站上分享提案

想要與小組成員分享提案草稿嗎?您可以在「協作平台」上製作內部小組網站,然後加入您的提案。此外,您隨時都可透過任何裝置存取這個網站。您在「文件」中做出的變更也會自動顯示在小組網站上。

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