1

建立財務模型進行專案評估

如要評估自己提議的專案是否值得進行,您可以使用試算表建立財務模型,計算內部報酬率 (IRR)、投資報酬率 (ROI) 和淨現值 (NPV);您也可以在模型中調整主要輸入值,查看假設的情境會因此受到何種影響。您還能夠在試算表中利用條件式格式設定色彩,在成本達到預算上限時予以標示。您隨後可以將這份試算表和小組共用,請大家提供意見。

2

製作預算書並且協同合作

您可以使用文件起草專案預算書,並且獲得小組成員提供的意見回饋。您選擇的草稿共用對象可以在其中加上註解,並且提供修改建議;而您隨後可以回應註解內容,並且取得必要的核准。此外,修訂版本紀錄中也提供了稽核紀錄,可讓您得知做出變更的使用者和對方修改的內容,您也可以隨時將檔案還原到先前的版本。

3

針對預算考量和策略即時集思廣益

專案預算確認完成後,您可以利用 Hangout 召集小組一起協同合作,在 Hangouts 中分享試算表中的試算表連結,或文件中的文件連結,讓大家都可以編輯檔案,並且利用檔案集思廣益。接下來,在通話過程中一同制定策略並記下各種想法,如此一來就能讓大家同步掌握最新進度或狀況。

4

共用及管理跨部門小組的檔案存取權

財務小組通常必須與其他部門 (例如行銷和銷售) 進行跨部門合作。無論是與員工進行內部討論,還是與不同的部門溝通交流,要讓每個人都可以隨時掌握最新狀況絕非易事。網上論壇可讓您輕鬆迅速地同時和所有人交流,您也可以僅將部分使用者加到群組中,進一步限制機密專案資訊的共用方式。而將電子郵件帳戶新增到群組後,您就可以傳送電子郵件。

5

在同一個網站上代管主要的即時指標和圖像資料

跨部門合作時,小組成員經常需要取得各項目 (例如預算、投資報酬率和收益) 的主要指標。您可以利用協作平台架設內部網站,用來代管這項資料和連向重要文件的連結。隨後,再運用各種權限設定和網上論壇控管機密資料的存取權。

6

整理及分析大型的財務資料集

財務小組經常需要處理大量的財務資料,而試算表可協助小組輕鬆整理資料,並且從中找出資料所代表的意義。您可以製作資料透視表來篩選及計算資料集,而 IMPORTRANGE 函式可將不同試算表中的財務資料整合到同一份試算表中。此外,您還可以使用 QUERY 函式,針對特定資訊搜尋大型的試算表資料庫,或者透過 GOOGLEFINANCE 函式加入股價,以圖表呈現趨勢走向。除此之外,您也可以利用探索功能,立即分析試算表中的資料。

7

進行內部問卷調查

如果您的財務部門正為其他團隊提供服務,您可以透過內部問卷調查來評估服務品質。您也可以對相關人員進行問卷調查,收集財務資料,協助排定專案的優先順序。此外,您還可以利用內部問卷調查找出幾乎沒有用途的多餘流程或程序,讓作業更順暢。只要使用表單來製作及送出問卷,就可以迅速分析試算表所記錄的回應,然後告知小組決議。

8

製作提案和目標規劃相關簡報

專案開始進行時,您可以利用簡報製作提案草稿;您甚至可以由現有的範本著手,以便省下更多時間。您可以加入主要目標、專案里程碑、初步規劃和任何最新的資訊,然後將這份簡報與小組共用,讓所有人都可以提供自己的意見,再向全球的跨部門小組進行提案簡報。

9

在視訊通話中向小組成員展示檔案

如果小組成員遍佈世界各地,您可以透過 Hangouts 進行視訊通話,向小組成員展示自己的提案、預算計劃等,省下差旅成本。只要將自己正在展示的檔案設為共用,然後分享自己的螢幕畫面,就可以讓大家看到同一份資料。在通話過程中,每個人都可以即時更新您的檔案,或者提供相關建議。

10

建立內部文件存放區

您可以利用協作平台建立網站,將過去和現有的財務報表、簡報、職務專屬資源和其他資料集中在一處,然後為網站設定各種權限,控制各項資訊的存取權。如此一來,擁有網站存取權的使用者就可以輕鬆利用網站資源進行資料分析及預測。

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