1

與您的小組協作文件

當您編撰大型文件時,可能會希望透過簡單的方法與小組成員進行協作。「文件」服務可讓您控管共用存取權、即時協作編輯文件、在檔案中進行即時通訊,並可獲得針對性的意見。此外,您再也不需要保留好幾份草稿,只要使用修訂版本紀錄即可查看做出變更的使用者、變更的內容和時間,還可以隨時還原成先前的版本。

2

使用法律文件範本保持文件一致性

只要在「文件」中建立範本,當您要建立相同的文件和合約時,就不需要一再從頭開始製作內容。

3

驗證文件中的資料來源

當您需要檢查資料來源或其他資訊時,在文件和網頁間不停來回切換是相當不便的事。只要使用 Google 文件 內建的「探索工具」,即可直接在文件中輕鬆搜尋參考書目等資料。

4

隨時隨地審核文件

無論您是正要去法院會見客戶或前往參加會議,都可以在手機或平板電腦上使用「文件應用程式」更新文件。您所做的任何變更都會自動更新並同步到您的所有裝置,讓您隨時隨地都能存取最新內容。

5

透過簡報和問答活動介紹共通性法律問題

當您需要協助多個小組處理大型法律案件時,只要運用簡報,即可有效地向大家介紹目前案件進度和共通性問題。您可以在「簡報」中彙整案件概要,向您的小組進行簡報,接著再請使用者即時提交問題,並在簡報過程中進行票選。如果您無法逐一回答所有人的問題,可針對得到最多觀眾票選的問題給予回覆。

6

傳送大型電子郵件附件及控管存取權

傳送大型或機密文件給客戶時,由於文件超過檔案大小限制或缺少存取權控管功能,透過電子郵件附件的方式寄出可能較為不妥。這時可改以插入「雲端硬碟」檔案的方式取代附加檔案,即可傳送最多 30 GB (搭配儲存空間方案可增加至 30 TB) 的檔案,還可以設定檔案存取權限。

7

集中管理小組的數位資產

如果您要在同一處安全儲存小組的法律檔案,可以在「協作平台」中建立內部網站,透過權限設定管理使用者的協作平台存取權,然後在協作平台中新增小組日曆、案件時間表、倫理守則、合約和其他文件。這樣一來,小組的所有重要資訊就可以彙整在單一平台,而且每位成員都能隨時透過任何裝置存取。

8

追蹤小組專案進度和時間表

如果您必須與橫跨不同時區的各地小組成員合作,只要建立小組日曆,即可追蹤每位成員的時間表、案件審查預約、會議和案件日期。這樣一來,每位成員的空檔時間都會顯示在單一日曆中,可讓您輕鬆安排小組待辦事項,並確保小組成員如期完成所有工作。

9

在沒有網路連線的情況下離線工作

如果您正在搭乘長途航班或是遇到網路中斷,仍然可以在離線狀態下審查案件或編輯法律文件。只要在「雲端硬碟」中設定離線存取功能,就能隨時編輯檔案。

10

直接在雲端硬碟中編輯 Office 檔案

針對需要透過 Microsoft® Office® 開啟的文件,您可以在 Office 中進行編輯並儲存在「雲端硬碟」中。只要新增雲端硬碟外掛程式,即可直接使用 Microsoft Office 編輯已儲存在雲端硬碟中的 Office 檔案;您也可以在 Office 中建立新檔案,然後在 Office 中直接將檔案儲存到雲端硬碟。您所做的任何變更都會自動儲存到雲端硬碟,因此您的小組成員都能存取最新版本的檔案。

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