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籌劃成功的募款活動

籌辦募款活動時,協調作業通常既耗時又困難。您可以在規劃階段建立小組日曆,讓同事都能夠隨時掌握活動的詳細資訊和時間安排。一切準備就緒後,您可以透過日曆Google+ 邀請來宣傳活動,並且附上各種資料 (例如儲存在雲端硬碟中的傳單)。接下來,利用協作平台架設外部活動網站,在其中提供詳細資訊、聯絡方式、報名表單等內容,如此一來,參與者就能夠透過任何裝置,一次找齊所有資訊。

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發佈及宣傳備受矚目的廣告活動

對於非營利組織而言,募集資金時所面臨的競爭越來越激烈,因此您必須擴大募款廣告活動所產生的影響力,以便吸引支持者和未來的新血。您可以利用協作平台架設網站,在其中提供極具影響力的圖片和其他相關資訊,強調貴機構創辦的宗旨。如要進一步宣揚您的理念,可以使用簡報製作各種能夠啟發人心的投影片、在貴機構的官方 YouTube 頻道上提供錄影影片,同時利用表單為現有或新加入的贊助者提供不同的內容,最後將這些檔案全部嵌入您的網站。網站架設完成後,您可以鼓勵成員分享各種創新的想法,以及讓志工瞭解其他可以貢獻一己之力的方式,在貴機構的 Google+ 頁面上宣傳您的廣告活動。

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製作可順利獲得補助金的提案

您可以使用文件,為所屬的非營利組織製作精美的資金申請書,只要使用內建的搜尋工具就可以立即搜尋圖表、資訊和其他資料,完全不必離開文件。需要同事一起合作完成草稿嗎?您可以共用文件,讓大家可以同時編輯 (或提出修訂建議),並且透過針對性註解和內建的即時通訊功能,獲得即時的意見回饋。您再也不需要留存多份草稿,只要利用修訂版本紀錄就可以得知做出變更的使用者、修改的內容和時間,或者隨時將檔案還原到先前的版本。

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在同一個網站集中管理重要的機構資產

想要以更簡單的方式管理非營利組織的管理資訊嗎?您可以利用協作平台,將內部新聞、網誌文章、募款宣傳活動、廣告活動、線上表單、培訓內容等資料集中在一處。透過單一平台彙整貴機構的所有重要資訊之後,所有員工 (或者您指定的志工群組) 都可以隨時透過任何裝置存取。

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無需使用紙張的作業環境,讓日常作業更順暢

在線上管理日常作業。您可以利用表單,針對休假申請、硬體需求、志工申請等用途製作專用的電子表單,而且只要幾分鐘的時間即可製作完成。您也可以使用日曆試算表來追蹤重要的管理工作,例如員工時間表和各項期限。此外,您還能夠將檔案儲存在雲端硬碟資料夾中,讓所有內容都可維持在最新版本。只要將資料夾和同事共用,如此一來每當有人對檔案進行編輯時,所有人都會看到最新版本的檔案,也可以即時新增意見回饋。

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透過安全的方式建立及管理數位資產

隨著非營利組織所建立及管理的數位內容量持續大增,您可以使用雲端硬碟來儲存及管理互動式多媒體素材資源 (例如圖片、標誌、PDF 手冊和廣告活動影片)。雲端硬碟會將資料同步到雲端,因此每個人隨時都可以取得最新的內容;而雲端硬碟的共用功能和存取控制項,也讓您能夠以簡便且安全的方式與外部的募款機構合作。

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迅速尋找及整理重要的電子郵件

您在籌劃募款廣告活動、彙整資金申請或每月寄送成員專屬的電子報時,都需要管理收到的電子郵件。您可以使用星號來標記某些重要郵件,或者讓 Gmail優先收件匣為您自動分類郵件,並且排定郵件的優先順序,讓您將重心放在最重要的郵件上。您甚至可以設定篩選器和標籤 (例如針對特定活動或專案),如此一來您就能夠以更簡便的方式整理、搜尋及回覆郵件。

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迅速召募、安排面試及培訓未來的員工或志工

有意應徵的求職者或志工透過表單提交個人相關資訊後,您可以利用 Hangouts,與全球各地條件最理想的求職者進行面試。此外,您可以架設協作平台網站,在其中提供須知清單、重要資訊和培訓相關課程,讓培訓流程更順暢。

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隨時隨地訓練員工和志工

許多非營利組織在世界各地皆有員工和志工。如果您必須訓練各地的員工,可以使用協作平台架設訓練網站,將所有訓練資源集中於一處。您可以將所有培訓相關教材、機構政策和其他文件儲存在雲端硬碟中,然後將這些檔案嵌入訓練網站,就可以建立自助式的教育訓練入口網站。如果您需要進行即時訓練課程,可以透過 Hangouts 在全球安排虛擬課程,省下時間和差旅成本。此外,您也可以建立共用的訓練日曆,然後將這份日曆嵌入網站中,如此一來所有人都可以預先得知課程時間表。

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迅速與員工和其他大型團體溝通交流

無論是與員工進行內部討論,還是與捐款者、成員、志工、支持者或客戶溝通交流,要讓每個人都可以隨時掌握最新狀況絕非易事。網上論壇可讓您輕鬆地同時與所有人交流,不僅迅速又有效率。將電子郵件帳戶新增到群組後,您可以透過單一電子郵件地址將郵件傳送給群組中的所有成員、邀請群組成員參加活動,或是與群組共用文件。您也可以建立網路論壇,用來討論熱門的業界話題或回答關於機構的問題。

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