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追蹤及更新專案狀態並與他人協同合作

想要與分散在全球各地的小組成員共同進行大型專案或多個專案,往往要耗費大量時間。試算表可讓您輕鬆指派工作、追蹤狀態及記錄完成日期,讓專案規劃更上一層樓。您還可以製作甘特圖和動態專案計劃,將專案內容和時間表化為圖表,讓相關資訊一目瞭然。全球的小組成員都可以即時直接更新進度,再也無需一一查看其他人透過電子郵件傳送的最新資訊。由於每個人都可以存取及更新相同的專案計劃,無論是要分派工作、管理持續變動的時間表或是更新狀態,都變得更方便簡單。

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透過單一地址輕鬆與專案小組溝通交流

多人同時執行專案時,往往需要透過快速且有效率的方式與眾多小組成員分享相同的資訊。您可以使用協作平台建立專案小組專屬的電子郵件清單,省下逐一發送電子郵件的時間。只要將小組成員加入群組,您就可以一次為所有成員提供更新資訊及共用資源。

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管理專案或小組時間表

想要同時掌握不同專案的進度並不容易,尤其在工作說明和期限各不相同的情況下更是困難。日曆可讓您製作專案日曆,輕鬆追蹤每個專案的階段目標、期限和提醒,還可讓您建立共用的小組日曆,讓所有成員都能掌握會議、培訓課程和假期安排等資訊。想輕鬆管理分散在世界各地且工作時間不同的小組成員嗎?您可以重疊排列小組成員的日曆,進而找出所有人都有空檔的時間。

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透過安全的方式建立及管理數位資產

當您與小組成員共同進行專案時,必須確保檔案和資料夾存放在同一位置且安全無虞。雲端硬碟可讓您輕鬆管理各種資源 (例如文件、圖片和影片),並確保儲存位置安全無虞。雲端硬碟可與雲端保持同步,不僅能讓所有使用者隨時存取最新內容,還提供共用功能和存取權限管理機制,讓專案協作變得簡單又安全。

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迅速尋找及整理重要的電子郵件

您是否正與不同的小組合作進行多個專案?妥善管理收件匣可讓您輕鬆追蹤所有人的郵件,您可以使用星號為特定的重要電子郵件加上標記,或是讓 Gmail優先收件匣為您自動分類郵件,並且排定郵件的優先順序,讓您將重心放在最重要的郵件上。此外,您還可以為特定專案建立篩選器和標籤,便於管理、搜尋及回覆電子郵件。

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製作效果出眾的簡報

簡報可讓您用來呈現概念,協助小組成員迅速進入狀況。您可以製作效果良好的簡報,在其中說明專案定位、分派工作、制定重要的交付項目及分享時間表。此外,您也可以加入圖表資訊 (例如圖形和圖表),讓專案時間表一目瞭然。如果您是與虛擬小組合作,也能使用 Hangouts 共用及展示您的專案。

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將小組的專案資訊統整到同一個網站中

您可以建立協作平台網站,透過單一平台追蹤專案資訊、更新情形、時間表、交付項目、工作、日曆和文件。這樣一來,小組的所有重要資訊就可以彙整在單一平台,而且每位成員都能隨時透過任何裝置存取。

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輕鬆建立及共用文件

管理大型專案或多個專案時,您需要透過簡單的方式建立文件並與小組共用。您可以使用文件,針對小組會議議程、分鏡腳本編寫和產品需求等用途建立文件。需要小組成員集思廣益尋找專案靈感嗎?您可以建立文件,當成空白畫布,讓成員在上面自由提出建議。文件可供使用者即時協作、在檔案中進行即時通訊,並可透過註解和建議功能獲得針對性的意見。您再也不需要留存多份草稿,只要利用修訂版本紀錄就可以得知做出變更的使用者、修改的內容和時間,或者隨時將檔案還原到先前的版本。

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與所有專案小組成員進行視訊會議

當您的小組成員分散在世界各地時,如何讓所有人保持聯絡順暢就成為一門重要的課題。透過 Hangouts,您只要使用電腦或行動裝置,就能與世界各地的小組成員輕鬆會面。您也可以加入視訊會議,與小組成員一同構思專案內容、取得大家對於特定工作的意見,或是即時分享專案的最新資訊。這樣一來,所有成員都可以隨時聯絡溝通,在節省差旅時間和費用的同時,仍可保有面對面溝通的所有好處。

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在會議前為小組成員提供準備資料

想讓小組成員為專案會議預先做好準備嗎?您可以在會議前提供相關檔案,讓小組成員能夠先行檢視。當您使用日曆向同事寄送會議邀請時,可以在邀請中附加文件、試算表、簡報、待辦事項等相關檔案,讓所有小組成員都能事先掌握討論內容,準備好在會議中提出自己的意見。

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